Ozellikle cevik (agile) yazılım geliştirme catılarını ve yontemlerini uygulayan takımlarda vazgecilmez bir rituel olan gunluk ve ozellikle ayakta yapılan bu toplantı; adından da anlaşılacağı uzere her iş gununde ve takım elemanlarının her birinin katılımı ile ayakta gercekleşen kısa bir toplanma bicimi. Genel olarak amac gunu planlamak, ortak hedefe doğru koşarken takımın birbirinden haberdar olması, yaşanan sorunlar ya da karşılaşılan engeller varsa bunların ortaya cıkmasından ibaret. Tabii ki uygulanış bicimi değişkenlikler gosterebiliyor. Spotify ’da Agile Koc olarak calışan Jason Yip ’in “It ’s Not Just Standing Up: Patterns for Daily Standup Meetings” makalesinden faydalanarak oluşturduğumuz listede konuyu etraflıca ele alıyoruz.
1. Kimler katılır?
Takım yapıları uzerinden oluşmuş organizasyonlarda her bir takımın ayrıca ayakta toplantısı olabilir ve tum takım elemanları katılmakla yukumludur. Herhangi bir yontem uygulamadan yapılan ve organizasyon şeması ağac biciminde olan organizasyonlarda, genellikle her bir kok ve o koke bağlı dallar olarak gorunen calışanlar toplantıya katılır. Direkt mevzu bahis işin icerisinde olan ya da gunden gune gercekleşen operasyonla ilişkisi olan herhangi biri de toplantıya katılabilir. Burada esas olan işin kendisi ile direkt ilişkisi olan calışanlara alan tanınması ve onların dışarıdan/farklı departmanlardan gelenler tarafından duzeninin bozulmamasıdır. Orneğin Scrum takımlarında sadece geliştirme ekibinin katılımı zorunlu kılınır ve yine urun sahibi, scrum master ya da bir paydaş katılıp takımı rahatsız etmeden dinleyebilir. Farklı bir yaklaşım olan iş odaklı ayakta toplantı (story-focused stand up) modelindeyse, mevzu bahis olan kişiler değil işlerdir, yani burada işlerin katılımı soz konusudur. Dolayısıyla iş ile ilgilenen her kim ise sadece onun katılımı zorunludur ve toplantı icerisinde onların konuşması onemlidir.
2. Nelerden bahsedilir?
Takım elemanlarının işlerden bahsetme yapısı elbette organizasyondan organizasyona değişmekle birlikte yaygın olarak uygulanan yontem her bir takım elemanın basitce şu uc soruya cevap vermesidir: ‘Dun ne yaptım? ’, ‘Bugun ne yapacağım? ’, ‘Karşılaştığım bir engel/sorun var mı? ’. Ancak bu uc soruluk yapının nasıl olması gerektiği ile ilgili farklı yaklaşımlar mevcut. Orneğin Jonathan Ramusson ’un “The Agile Samurai” kitabında onerilen yapı: ‘Dun dunyayı değiştirmek icin ne yaptım? ’, ‘Bugun nasıl carpışacağım? ’ ve ‘Yolumda duracak kadar talihsiz herhangi bir engeli nasıl ortadan kaldıracağım? ’. Mark Levision ’ın “Daily Stand-up Variations” blog yazısında onerdiği ise biraz daha geliştirilmiş ve beş sorudan oluşan bir yapı: ‘Dun ne yaptın? ’, ‘Bugun ne yapmaya soz veriyorsun? ’, ‘Engellerin/engelleriniz neler? ’, ‘Dun hangi code smell ’i farkettin ya da hangi eksik unit testi gordun, konuyla ilgili ne yaptın?, ‘Dun kodda ne gibi gelişmeler yaptın? ’. Olve Maudal ise “Daily Stand-up Meetings – Perhaps the third question should go first?” blog yazısında soruların sıralarını değiştirmeyi oneriyor: ‘Yolunda bir engel var mı? ’, ‘Bugun ne uzerine calışacaksın? ’, ‘Dun neleri bitirdin? ’. Bu değerli oneriler uzerine elbette duşunmek gerekir, ancak asıl onemli olan yapıdan ziyade asıl konuşulanlar ve cevaplardır. Bu bağlamda bakacak olursak, aslında her bir takım kendine ozgu bir yapıyı zaman icerisinde bulur ve genellikle de onunla devam eder.
3. Hangi sıra ile konuşulur?
Aslında sıra meselesi yine takımın kendi ic dinamiği ile alakalı olmakla birlikte kişilerin sıranın farkında olması onemli. Yine farklı yaklaşımlar mevcut. Son gelen kişinin ilk konuşması onerilerden biri, ancak bu tabii ki son gelen kişinin en az hazırlıklı olan kişi olduğu gerceğini değiştirmiyor. Yine de toplantıya zamanında gelmekle ile ilgili bir teşvik yarattığı kesin. Bir diğer yontem “Round-Robin”, saat yonunde ya da saat yonunun tersiyle sırayla konuşmak. Yine hangi sırayla konuşulacağı takım tarafından biliniyor olması oz disiplini arttırıyor. Yalnız “Round-Robin” gibi yontemlerde, kişilerin sıra kendisine gelene kadar eğilimi başka şeyler duşunmek ve toplantıdan kopmak eğiliminde olduğu icin “Pass The Token” yontemini kullananlar da var. “Pass The Token” yonteminde takımın elden ele gezdirilebilecek kucuk bir maskota ihtiyacı var. Her konuşan kendisinden sonra kimin konuşacağına elindeki maskotu ona vererek karar veriyor. Boylelikle sıranın ne zaman kime geleceği onceden belirlenmediği icin herkesin her an hazır olması ve kendini toplantıya vermesi amaclanıyor. Tabi kimlerin konuştuğunun hatırlanmayacağı kadar buyuk olan ekipler icin “Round-Robin” gibi basit yontemler gorece daha elverişli. “Pass The Token” ile ilgili bir diğer sıkıntı ekip elemanlarının ayakta yapılan toplantıya ellerinde kahve bardakları ile gelmiş olma ihtimalleri 🙂 Eğer bu tip bir ekipteysek onerilen “Take A Card” yontemi. “Take A Card” yonteminde kişiler toplandığında uzerinde sıra numaraları yazılı kartlar cekiliyor ve boylelikle takım hangi sırayla konuşacağını onceden oğrenmiş oluyor. Ancak en cok tavsiye edilen yontem, “Walk The Board”; takıma ait bir iş tahtası olması ve takım uyelerinin 2. maddedeki konulardan bahsederken ilgili işi tahta uzerinde guncel pozisyonuna getirerek gorsel bir algı yaratması. Tabiki tum bu yontemler birbirleriyle ile birleştirilebilir, takım dinamiklerine gore değiştirilebilir yontemler. Asıl amac bunlar uzerine biraz kafa yorup takım ici oz disiplin oluşturma zemini hazırlıyor olmak. Cunku bu tip yontemler uygulanmadığı takdirde takım elemanlarının eğilimi yonetici ya da daha kıdemli bir kişiye gunluk durumunu raporlamak oluyor. Bu da takım bilincine epeyce ters duşuyor.
4. Ne zaman ve nerede gercekleşir?
Cokca kaynakta, gunluk ayakta toplantının hep aynı zaman ve aynı yerde yapılması gerekliliğinden bahsediliyor. Zaman ve yer tamamen takımın bileceği iş. Ancak tabii ki bunun icin de bir takım oneriler var. Basitce ilk oneri toplantının bir toplantı odasında yapılmaması yonunde, gunluk ayakta toplantıların takıma ait iş tahtalarının onunde gercekleştirilmesi en alışılageldik yontem. Dikkat edilmesi gereken tek şey toplantıya katılmayan diğer calışanları rahatsız etmemek. İş tahtaları genel itibariyle takımlara yakın konumlandırıldığı icin, kişiler rahatlıkla yerlerinden kalkıp en az yurume/oda bulma maliyetiyle bir noktaya ulaşmış oluyor. Zaman meselesine gelecek olursak, toplantıda yaşanan bilgilenme ve aydınlanma sonrası daha iyi odaklanabilmek ve odağı gun boyunca kullanabilir olmak adına tercih edilen, iş gununun ilk saatleri. Yani henuz planlanmış işe başlamadan hemen bir gunluk ayakta toplantı gercekleştirmek ve ardından bu odakla işlere koyulmaktan bahsediyoruz. Yalnız burada en cok dikkat edilmesi gereken işin başlama saati ile toplantı saati arasında kalan zaman dilimi. Calışanların gunluk ayakta toplantı ile iş gunune başlama duşuncesini benimsemeleri, arada kalan zaman diliminde calışmamaları anlamına geliyor. Bu yuzden bu zaman diliminin cok uzun tutulmaması, ancak e-postaları kontrol etmek gibi basit gundelik işler icin kullanılabilecek seviyede olması oneriliyor.
5. Yuksek enerji nasıl sağlanır?
Gunluk ayakta toplantılardaki en buyuk sıkıntılardan biri, kendi işlerinden bahseden bir elemanın konuyu uzattıkca uzatması ya da bir soru sorup başka bir takım elemanıyla karşılıklı ve diğerlerini cok da ilgilendirmeyen bir sohbete tutulması. Bu gibi durumlarda elbette takımın enerjisi duşuyor, insanlar sıkılıyor. Bunun onune gecmenin bir yolu, durumun fark edildiği ilk anda “Take it offline” onerisinin sunulması. Takım dilinde “Bunu toplantı sonrası konuşalım.” demenin normalliğinin sağlanması. Enerjiyi yuksek tutmanın bir diğer yontemi de time-box kullanmak, yani toplantı suresini limitlemek. Orneğin Scrum Takımları ’nda Daily Scrum 15 dakikalık bir zaman limitine sahiptir ve bu limitin asla aşılmaması gerektiği oz disiplini yerinde olan bir takımda tum elemanlar tarafından bilinir. Bir diğer enerji veren husus, aslında ayakta durmanın ta kendisi. Zaten gunluk ayakta toplantı enerji seviyesini yuksek tutmak amacıyla ayakta gercekleşiyor. Kişilerin belirli bir sure sonra ayakta durmakta zorlanması, daha doğrusu fiziksel anlamda kendini rahatsız hissetmesi de takım elemanlarını toplantıyı zamanında bitirmede, ya da kısa tutmak konusunda guclendirmiş oluyor. Son olarak enerji seviyesini yuksek tutmayla ilgili şunu hatırlatmakta fayda var; gunluk ayakta toplantı, bir toplantıdan cok toplanma halidir. Jeff Sutherland ’in “The Origin of The Daily Stand-up” yazısında belirttiği gibi gunluk ayakta toplantının, kişilerin birbirlerine durum raporu verdiği bir toplantıdan cok, adeta dun gece oynanan futbol macını birlikte değerlendirdiği bir toplanma hali gibi olması onemlidir.
6. Otonomi nasıl sağlanır?
Scrum Master gibi kolaylaştırıcı rolunde olan ya da takım lideri pozisyonunda olan bir kişi de takım toplantısında bulunuyorsa, kişilerin genel eğilimi kolaylaştırıcı ya da yonetici pozisyonunda olan bu kişiyle direkt goz teması kurarak neler yaptığını anlatmak şeklinde. Bunun kırılmasını ve takım bilincinin yukselmesini sağlamak ise biraz takımın gozunde otorite konumunda yer alan kişiye duşuyor. Mevzu bahis kişinin uzun ve kesintisiz goz temasını fark ettiği noktada, goz temasını kırması gerekiyor ki takım elemanı diğer takım arkadaşlarına bakarak anlatmaya başlayabilsin. Eğer takım elemanı goz temasını kesmemek konusunda ısrarcı ise, otorite ya da kolaylaştırıcı rolundeki kişinin tahtanın etrafında dolanması ve hatta bakan kişi tarafından gorulmeyecek noktalara gecmesi dahi mubÂh. Cunku takım olgusunu desteklemek ve ortak takım bilincini yaratabilmek icin takımın kendi kendine organize olabilen ve tek bir vucut gibi hareket edebilen bir kıvama gelmesi, otorite/kolaylaştırıcı rolundeki tekil bireyle olan ilişkiden cok daha onemli. Bir diğer yontem de kolaylaştırıcı rolundeki kişiyi bu toplantı kapsamında surekli olarak değiştirmek. Bu değişim insanların en azından her bir toplantıda farklı bir karaktere odaklanmasını sağlayacağı icin, bir sure sonra kişiler takıma doğru konuşmaya başlama eğiliminde oluyorlar.
7. İşlerin kotuye gittiği nasıl anlaşılır?
En kolayı bu aslında. Takım elemanları gunluk ayakta toplanma saatini kacırmaya başladıysa, takım elemanları işlerinden bahsederken takım liderine ya da kolaylaştırıcı rolundeki kişiye bakarak raporlar gibi bir tutum sergiliyorsa, toplantı sırasında insanların enerjisi duşuk ve dikkatleri dağınıksa, dun anlatılan engeller bugun hala duzelmiyor ve yeniden anlatılıyorsa ya da engellerden hic bahsedilmiyorsa, insanlar sıra kendilerine geldiklerinde yaptıkları ve yapacakları işleri hatırlamakta gucluk cekiyorsa ve takım elemanları ortak hedefin neresinde olduklarından cok kendi işlerinin neresinde olduklarını onemsiyorlarsa işler kotuye gidiyor diyebiliriz.