17 Aralık 2011 CUMARTESİResmî GazeteSayı : 28145
YONETMELİK
Sayıştay Başkanlığından:
BELGELERİN SAYIŞTAYA GONDERİLMESİ, İADESİ, SAKLANMASI
VE YOK EDİLMESİNE İLİŞKİN YONETMELİK
BİRİNCİ BOLUM
Amac, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amac
MADDE 1 ? (1) Bu Yonetmeliğin amacı, Sayıştay denetimi kapsamındaki kamu idarelerinin hesap ve işlemlerine ilişkin her ceşit belge ve bilgilerin Sayıştaya gonderilmesi, ilgili idareye iadesi, saklanması ve yok edilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

Kapsam
MADDE 2 ? (1) Bu Yonetmelik, 6085 sayılı Sayıştay Kanununun 4 uncu maddesinde yer alan kamu idarelerinin hesap ve işlemlerine ilişkin her turlu belge ve bilgileri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 ? (1) Bu Yonetmelik, 3/12/2010 tarihli ve 6085 sayılı Sayıştay Kanununun 77 nci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar

MADDE 4 ? (1) Bu Yonetmeliğin uygulanmasında;
a) Başkanlık: Sayıştay Başkanlığını,
b) Belge ve bilgi: Kamu idarelerinin hesap ve işlemlerine ilişkin her ceşit belge ve bilgiyi,
c) Genel yonetim kapsamındaki kamu idareleri: 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yonetimi ve Kontrol Kanununda tanımlanan genel yonetim kapsamındaki kamu idarelerini,
c) İlişikli belge ve bilgi: Denetim ve incelemeler sonucunda, kanıtlayıcı belge ve bilgi olarak rapor ekinde yer alması gereken her turlu belge ve bilgiyi,

d) Kamu idaresi: Kamu veya ozel hukuk hukumlerine tabi olup olmadığına bakılmaksızın Sayıştay denetimine tabi tum idare, kuruluş, muessese, birlik, işletme, bağlı ortaklık ve şirketleri,
e) Rapor: Yargılamaya esas raporu veya denetim raporunu,
ifade eder.
İKİNCİ BOLUM
Belgelerin Denetime Hazır Bekletilmesi ve Sayıştaya Gonderilmesi
Belgelerin denetime hazır bekletilmesi
MADDE 5 ? (1) Genel yonetim kapsamındaki kamu idarelerinin mali karar ve işlemlerine ilişkin, elektronik ortamda uretilenler dahil, her turlu kayıt, belge ve bilgiler, ust yoneticiler veya gorevlendireceği harcama yetkilileri ile muhasebe yetkilileri tarafından; diğer kamu idarelerinde ise en ust yoneticiler veya gorevlendireceği yetkililer tarafından denetime hazır olarak bekletilir.
Belgelerin gonderilmesi veya verilmesi
MADDE 6 ? (1) Denetime hazır olarak bekletilen belge ve bilgilerden denetim ekibi tarafından gerekli gorulenler, Başkanlığın talebi uzerine 5 inci maddede belirtilen gorevlilerce Sayıştaya gonderilir.
(2) İstenilen belge ve bilgiler, hacimlerine gore; torba icerisinde klasor veya zarf halinde guvenli nakil vasıtaları kullanılmak suretiyle Sayıştaya gonderilir.
(3) Gonderilecek torbaların azami yirmi kilogram ağırlığında olması; uzerine silinmeyecek şekilde, kurum adı, muhasebe birimi kodu ve ilgili olduğu yılın yazılması veya etiketlenmesi gerekir.
(4) Kamu idaresinde yapılan denetimler sırasında istenecek belge ve bilgiler, sorumlularca denetim ekip başkanına geciktirmeksizin verilir.
(5) Elektronik ortamda uretilen belge ve bilgiler talep edilen şekil ve yontemle gonderilir veya verilir.
Sorumluluk
MADDE 7 ? (1) İstenilen belge ve bilgilerin verilmemesi veya gonderilmemesinden doğan sorumluluk, genel yonetim kapsamındaki kamu idarelerinde belge ve bilgilerin Sayıştay tarafından istenildiği tarihte gorev başında bulunan ust yonetici veya gorevlendirdiği harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisine, diğer kamu idarelerinde ise en ust yoneticilere veya gorevlendireceği yetkililere aittir.
(2) İstenilen belge ve bilgileri zamanında ve tam olarak vermeyen veya gondermeyen sorumlular ile diğer ilgililer hakkında 6085 sayılı Kanunun 9 uncu maddesinin ilgili hukumleri uygulanır.
UCUNCU BOLUM
Belgelerin İadesi, Saklanması ve Yok Edilmesi
Belgelerin iadesi
MADDE 8 ? (1) Sayıştaya gonderilen belge ve bilgilerden incelenmesi ve denetlenmesi tamamlananlardan ilişiği olmayanlar, grup başkanı tarafından ilgili idareye iade edilmek uzere Başkanlığa teslim edilir.
(2) İlişikli belge ve bilgiler rapor eki olarak Başkanlığa teslim edilir. Bunların dokumunu gosteren bir liste duzenlenerek bir orneği kamu idaresine gonderilir ve bir orneği de rapor ekleri arasında muhafaza edilir. Bu listeye yargılama veya soruşturma nedeniyle verilen belge ve bilgiler de dahil edilir.
Belgelerin saklanması
MADDE 9 ? (1) Kamu idarelerinin hesap ve işlemlerine ilişkin her ceşit belge ve bilgi, genel yonetim kapsamındaki kamu idareleri icin ilgili idarenin kontrol ve gozetiminde butce yılının bitiminden başlayarak zaman aşımını kesen ve durduran haller haric on yıl sureyle saklanır. Belge ve bilgilerin saklanma suresi ile ilgili olarak kamu idarelerinin kendi mevzuatlarında yer alan hukumler saklıdır.
(2) Diğer kamu idarelerinin hesap ve işlemlerine ilişkin her ceşit belge ve bilgi, ilgili idarenin kontrol ve gozetiminde, mevzuatında ongorulen sure sonuna kadar muhafaza edilir.
(3) İlişikli belge ve bilgiler, raporun Başkanlığa sunulduğu tarihi takip eden yılın başından itibaren, zaman aşımını kesen ve durduran haller haric Sayıştay tarafından on yıl sureyle saklanır. Belge ve bilgilerin saklanma suresi ile ilgili olarak mevzuatta yer alan hukumler saklıdır.
Belgelerden yararlanma
MADDE 10 ? (1) Bu Yonetmelik kapsamındaki belge ve bilgiler; 12 nci maddede belirtilen haller dışında ucuncu kişilere verilemez. Ancak Devlete, gercek ve tuzel kişilere ait bir hizmetin gorulmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulune uygun olarak istenen belge ornekleri verilebilir veya mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince gorevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.
Koruma yukumluluğu
MADDE 11 ? (1) Sayıştay ve kamu idareleri, bu Yonetmelik kapsamında saklamakla yukumlu oldukları her ceşit belge ve bilgiyi mevcut asli duzenleri icerisinde tasnif edip her turlu zararlı tesir ve unsurlardan korumakla yukumludurler.
(2) Sayıştay ve kamu idarelerinin ust yoneticisi veya gorevlendireceği yetkilileri, saklamakla yukumlu oldukları her ceşit belge ve bilgileri 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yonetmeliğinin ilgili maddelerinde belirtilen şartlarda saklamakla yukumludur.
(3) Sayıştay ve kamu idarelerinin ust yoneticileri elektronik bilgilerin guvenli olarak korunması ve arşivlenmesi icin gereken depolama, yedekleme, yenileme ve erişim sistemlerinin oluşturulmasından sorumludurlar.
Yargılama veya soruşturma nedeniyle istenen belgelerin verilmesi
MADDE 12 ? (1) Gorevleri nedeniyle incelemek uzere, yargı mercileri ile soruşturma yapmakla gorevli olanlar tarafından; bu Yonetmelik kapsamındaki belge ve bilgiler ilgili kamu idaresinden, ilişikli belge ve bilgiler ile denetim nedeniyle Sayıştayda bulunanlar ise Sayıştaydan istenir.
(2) Denetim devam ederken yargılama veya soruşturma nedeniyle istenen belge ve bilgiler ilgili grup başkanlığı, ilişikli belge ve bilgiler ise ilgili daire tarafından Başkanlık aracılığıyla verilir. Bu durumda grup başkanlığı veya dairenin talep etmesi halinde Başkanlıkca yeterli personel gorevlendirilir. Başkanlıkca gorevlendirilen birim; gonderilen belge ve bilgilere ilişkin bir kayıt defteri tutar, soz konusu belge ve bilgilerin Sayıştaya geri geldiğinde kontrolunu ve geliş kaydını yapar ve yazışma dosyası ile birlikte ilgili grup başkanlığına veya daireye gonderir.
Belgelerin yok edilmesi
MADDE 13 ? (1) Kamu idarelerinde saklanan belge ve bilgilerden saklanma surelerini doldurduğu icin yok edilmesi gerekenler bir harcama yetkilisinin başkanlığında, birisi muhasebe yetkilisi olmak uzere, muhasebe veya idari mali işlerde gorevli personelin katılımıyla kurulacak beş kişiden oluşan komisyon kararı ve ust yoneticinin onayıyla yok edilir. Bu durumda ilgili kamu idaresinin saklama yukumluluğu sona erer.
(2) Elektronik ortamda kaydı yapılmış olan belge ve bilgilerden saklama suresini doldurmuş olanlar, birinci fıkraya gore teşekkul edecek komisyonlarca alınacak kararlar sonucunda silinmek suretiyle yok edilir.
(3) Belge ve bilgilerin yok edilmesi ile ilgili olarak kamu idarelerinin mevzuatlarındaki hukumler saklıdır.
DORDUNCU BOLUM
Ceşitli ve Son Hukumler
Gizli nitelikteki belge ve bilgiler
MADDE 14 ? (1) Gizli nitelikteki belge ve bilgiler ilgili mevzuatında belirtilen şekilde, gizliliği korunarak Sayıştay Başkanlığına ulaştırılır. Bu belgelerin iade edilmesi gerektiği hallerde aynı şekilde gizlilik kurallarına uygun hareket edilir.
(2) Gizli nitelikteki belge ve bilgiler yakılmak veya kıyılmak, elektronik belge ve bilgiler ise geri getirilemeyecek şekilde silinmek suretiyle usulune uygun olarak ilgili kamu idaresince yok edilir.
Geciş hukumleri
GECİCİ MADDE 1 ? (1) 2010 ve onceki yıllara ait belge ve bilgilerden Sayıştay arşivine intikal etmiş olanlar Sayıştay tarafından belgelerin saklanmasına ilişkin onceki mevzuat hukumlerine gore saklanır.
Yururluk
MADDE 15 ? (1) Bu Yonetmelik yayımı tarihinde yururluğe girer.
Yurutme
MADDE 16 ? (1) Bu Yonetmelik hukumlerini Sayıştay Başkanı yurutur.