Verilerin icin en iyi yapıyı belirle. Boş bir veritabanı oluşturuyorsan, verilerini duzenlemenin en iyi yolunu duşunmek ve uygun yapıyı eklemek istersin. Access'te verilerini bicimlendirmek ve verilerinle etkileşimde bulunmak icin ceşitli yollar bulunur:

• Tablolar - Bu, verilerin veritabanında saklanmasının başlıca yoludur. Tablolar Excel'deki cizelgelerle karşılaştırılabilir: veriler satır ve sutunlarda duzenlenir. Bu nedenle, Excel ve diğer elektronik tablo programlarından veri almak nispeten basit bir işlemdir.
• Formlar - Formlar, verilerin veritabanına eklenme bicimidir. Veritabanına verileri doğrudan tablolara girebilirken, formları kullanmak daha hızlı ve daha gorsel veri girişi sağlar.
• Raporlar - Bunlar veritabanındaki verileri ozetler ve goruntuler. Raporlar, verileri analiz etmek ve ne kadar kÂr yapıldığı veya muşterileri adresleri gibi belirli sorulara yanıt bulmak icindir. Bunlar genellikle cıktı almak uzere tasarlanmıştır.
• Sorgular - Bununla verilere erişir ve onları filtrelersin. Birden cok tablodan belirli girdileri goruntulemek icin sorguları kullanabilirsin. Verileri oluşturmak ve guncellemek icin de sorguları kullanabilirsin.

İlk tablonu oluştur. Boş bir veritabanı sectiysen, otomatik olarak boş bir tabloyla başlarsın. Verilerini bu tabloya el ile veya başka bir kaynaktan kopyalayıp yapıştırarak girmeye başlayabilirsin.

• Her kayıt ayrı bir satır olmalıyken, her bir veri parcası bir sutunda (alan) gosterilmeli. Orneğin; her bir satır bir muşteri olurken, her alanda bu muşteri hakkında farklı bir bilgi yer alır (ad, soyadı, e-posta adresi, telefon numarası vb.).
• Hangi alanın ne olduğunu ayırt etmeyi kolaylaştırmak icin sutun etiketlerini yeniden adlandırabilirsin. Adı değiştirmek icin sutun başlığına cift tıkla.

Başka bir kaynaktan veri al. Desteklenen bir dosyadan veya konumdan ice aktarmak istiyorsan, bilgiyi alarak veritabanına eklemesi icin Access'i ayarlayabilirsin. Bu, bir web sunucusundan veya başka bir paylaşılan kaynaktan veri almak icin kullanışlıdır.

• Dış Veri sekmesine tıkla.
• İce aktardığın dosya turunu sec. “İceri Aktar ve Bağlantı Oluştur” bolumunde veri turleri icin birkac secenek goreceksin. Daha fazla secenek gormek icin Diğer duğmesine tıklayabilirsin. ODBC, Open Database Connectivity (Acık Veritabanı Bağlantısı) anlamına gelir ve SQL gibi veritabanlarını icerir.
• Verilerin bulunduğu yere git. Eğer veri bir sunucuda ise, sunucu adresini sağlaman gerekecektir.
• Bir sonraki pencerede, "Verileri gecerli veritabanında nasıl ve ne zaman depolamak istediğinizi belirtin." başlığı altında "Tamam" duğmesine tıkla. Verilerini ice aktarmak icin adımları izle.

Başka bir tablo ekle. Farklı kayıtlarını farklı veritabanlarında tutmak isteyeceksindir. Bu, veritabanlarının sorunsuz calışmasına yardımcı olur. Orneğin; bir muşteri bilgisi icin bir tablo ve sipariş bilgisi icin başka bir tablo olabilir. Daha sonra muşteri bilgilerini sipariş bilgisi tablosuna bağlayabilirsin.

• Giriş sekmesinin Oluştur bolumundeki tablo duğmesine tıkla. Veritabanında yeni bir tablo gorunecektir. İlk tablo icin yaptığın şekilde bilgileri girebilirsin.