Veritabanı, genel olarak veri sorgulama sistemleriyle donatılmış bir arşivdir. Tum bilgiler veritabanı uzerinde toplanır ve sistematik bir şekilde organize edilir. MS Access, bu her turlu bilgiyi arşivlemenizi ve organize etmenizi sağlar. Kullanıcılar, veritabanına girdikleri tum bilgileri daha sonra değiştirebilir.

Veritabanı programının nasıl kullanılacağını oğrenmek, Word ya da Excel gibi yazılımlara gore daha zordur. MS Access ’in kullanım alanı Word veya Excel kadar geniş değildir. bu program, genellikle ozel ihtiyaclar icin kullanılır. MS Access programının kullanım alanları;

• Birbiriyle bağlantılı veya bağlantısız veri tabanı yaratılabilir.
• Veri tabanlarını güncellemek için kullanıcı tarafından tasarlanabilen formlardan destek alınır.
• İstenilen biçim ve boyutlarda rapor ve etiket basımı yapılabilir.
• Veri tabanı üzerinde bulunan sayısal veriler üzerinde matematiksel hesaplamalar yaptırılabilir.
• Grafikler yardımıyla analiz oluşturabilir.
• Farklı yöntemlerden yararlanılarak istenilen verilere ulaşılabilir ve çıktılar ekran yada yazıcıya yönlendirilebilir.
• Kayıtlar üzerinde filtreleme ve sorgulama işlemleri yapılabilir.