Turizmciler icin biryandan kontrat sezonu diğer taraftan ise fuar sezonu başladı, başlıyor. Şuphesiz ki iletişim imkÂnlarının buyuk hızla geliştiği, ulaşım ceşitliliği ve imkÂnlarının sınırları zorladığı gunumuz dunyasında fuarların onemi biryandan azalırken, ozellikle bizim gibi acık iletişimi seven toplumlar icin halen cok onemli.
Fuarların en guzel yanı hic kuşkusuz ki yuz yuze iletişimi seven milletimiz icin memleketten uzaklarda iş ortaklarımızı tekrar gormek, birbirimizi, partnerlerimizi, rakiplerimizi tartmak ve bu arada da partner olmaya goz diktiğimiz firmaları yakalama fırsatı oluşturmak.
1996 ile 2009 yılları arasında cok yoğun fuar takvimi ile elimde valiz kapı, kapı dolaştım diyebilirim. Artık bu gorevi genc arkadaşlarım benden aldılar, senede 1-2 fuar ile hamlığımızı atıyoruz hepsi o kadar. Fuarlar cok pahalı yatırımlardır, bu nedenle ozen isterler ve geri donuşumunun sağlanması gerekir. Her gittiğim fuarda ilk hedef once artı katma değer yaratarak o fuarın maliyetini cıkarmaktı. Kimi zamanlar surpriz ilişkiler kurarak calıştığım tesisin başarı cizgisini tamamen farklı noktalara taşıyan iş ilişkileri kurma fırsatları buldum. Tum bunları yapmak icin her fuara cok hazırlıklı gitmeyi disiplin haline getirdim.
Tum sezonun fuar takvimini belirlemek icin ozellikle elinizde olan pazarlar, daha sonrada sizin icin potansiyele sahip yukselen pazarların fuarlarını, fuarların onceki yıllardaki başarılarını inceleyerek, daha once bu fuarlara katılmış olan meslektaşlarınızın fikir ve goruşlerini alarak planlamasını yapmanız gerekir. O fuara hangi tur operatorleri katılıyor, benim rakiplerimin calıştığı ama sizin calışmadığınız tur operatorleri var mı? Hangi rakipleriniz nasıl stant hazırlıyorlar, ne kadar metre kare alıyorlar? Standınızı kıraathaneye cevirmeden hangi ikramları yapacaksınız? Her fuar pazarlama butcenizin sayılı mermisinden goturur. Eğer hedefi vuramazsanız mermilerinizi boşa harcamış olursunuz. Hazırlıklarınızı bunun bilinci ile yapmalısınız.
Fuar donemimin başarısı icin duzenli bir randevu sistemi oluşturarak ozellikle destinasyonunuzda olmayan ve kolay ulaşamadığınız partnerlerinizden başlayarak randevu alınız. Bu randevu alma işi ne kadar erken başlarsa o kadar iyi. Eğer fuardan bir hafta once randevu almaya calışırsanız o randevu listenizin fakir ve başarısız kalacağı kesindir.
Fuara hedef kitleniz icinde hangi tur operatorleri varsa onlardan muhakkak randevularınızı onları sabırla arayarak alınız. Randevu alamadığınız operatorlerini ise fuarın ilk gunu erken saatlerde ziyaret ederek, uygunlarsa o anda, değillerse randevu alacağınız gun ve saatte ziyaret edin. Tam randevu saatinde karşılarında olmaya ozen gostererek onlarında, sizin de zaman planlamanızın sağlığını koruyun. Goruşmelere hazırlıklı notlarla katılıp, hal-hatır kısmını minimumda tutarak konuya gecin. Fuarda zamanın her iki taraf icinde para olduğunu unutmadan goruşmeyi en fazla on beş dakika ile sınırlandırarak fuar donuşunde takip edilecek notlarınızı alın.
Fuarlarda tuvalette yanınızdaki lavaboda elini yıkayan kişinin bile potansiyel muşteriniz olabileceğini unutmayın. Randevular arasında elinizden geldiğince cok kişi ile iletişime gecmeye ozen gosterin. Kartlarını alın ve kartınızı verin. O anda olmasa bile ofisinize doner donmez şirketlerini araştırın. Sizin icin potansiyel teşkil ettiğini duşunuyorsanız gecikmeden iletişime gecin.
Kısa, kısa…
1 – Fuar katılımcılarını iyi araştırın.
2 – Randevularınızı bir ay onceden organize etmeye başlayın. Fuar resmi saatleri icinde randevu defterinizi tamamen doldurmayı hedefleyin.
3 – Sizin icin pazar olmayacak firmalardan randevu alarak onların da vaktini calmayın, kendinizinkini de harcamayın.
4 – Sizinle birlikte fuara bir ust duzey yoneticinizde katılıyorsa fuar programını ve randevu takvimini onunla onceden paylaşın. Katılmak isteyebileceği goruşmeler olabilir.
5 – Unutmayın fuar, gideceğiniz ulkenin ucak kuyruğuna girdiğiniz anda başlar ve donuş ucağından inip evinizin yolunu tuttuğunuzda biter.
6 – Goruşmeye giderken gerekli veriler, bilgiler hazırlanmış ve yanınızda olsun. Ne goruşeceğinizi duşunmuş ve planlamış olun.
7 – Her zaman dakik olun. Goruşmelerinizi etkili ve kısa tutun.
8 – Yanınızda ağır olmayan basılı malzemeler taşıyın. Tercihen tanıtım CD’lerinizi bulundurun.
9 – Her goruşmede muhakkak detaylı not alın.
10 – Fuarda asla kartvizitiniz bitmesin. Bol dağıtın ama yanınızda daha da bol olsun.
11 – Sizden randevu isteyenleri asla geri cevirmeyin. Gerekiyorsa temizlikciler fuar alanını temizlerken siz goruşmelerinize devam edin.
12 – Dedikodulardan uzak durun. O sezon hakkında olumlu, olumsuz bircok goruş olacaktır. Olumlu goruşler rehavete duşenleri en iyi sezonda bile pişman eder, olumsuz goruşler ve dedikodular ise erken pes edenleri yok eder.
13 – Fuar şehrinin guzelliğine kapılarak kendinizi gece hayatına vermeyin. İlla şehrin tadını cıkaracağım diyorsanız bunu son geceye bırakın. Yorucu akşamların ertesi gunu kimse şiş gozleri olan birisiyle toplantı yapmak istemez.
14 – Olabildiğince şık, bakımlı ve profesyonel iş dunyasına uygun abartısız giyinin. Katıldığınız fuar moda fuarı olmadığı surece farklı cizgisi olabilecek şahsi abartılı zevkleriniz varsa bunlardan kacının.
15 – Fuar donuşu ustlerinize vermek gibi bir hedefiniz olmasa bile, kendiniz icin muhakkak bir fuar raporu hazırlayın. Tum goruşmelerinizi bu raporda takip etmeniz gereken noktalar ile birlikte yazın. Bu raporun takip edilmesi sizin fuar seyahatinizin başarılı olmasını sağlayacak.
16 – Fuar donuşunun ilk iş gununde ozellikle randevulu goruştuğunuz tum kişilere takibinizde olan konuları da belirten bir teşekkur elektronik postası gonderin.
17 – Goruşme esnasında ani fiyat değişiklikleri yapmayın, işletmenizin kaderini etkileyecek sozler vermeyin. Bu tip talepler icin once ofisinize donun, konuyu etraflıca tartın ve en kısa zamanda talep eden tarafa olumlu veya nedenleri ile birlikte olumsuz geri goruş bildiriminde bulunun.
Unutmayın ki; fuarlar satışcıların motivasyon gezileri değildir. Ozenle ele alınmadığı surece firmanızın maddi kaynaklarını cope atmaktan başkaca bir işe yaramaz. Ustune titreyerek ele alacağınız fuarlar ise hem sizin işletmenize, hem de Turk turizmine artı değer katacaktır.
KAYNAK
__________________