1. KALİTE KONTROL CEMBERLERİNDE BEYİN FIRTINASININ YERİ VE ROLU

Gunumuzun uretim dunyasında iki gercek ortaya cıkmıştır . Birinci gercek yuksek verimlilik ile duşuk maliyette uretim yapılması , diğeri ise kaliteli uretimdir . Bunların gercekleştirilmesi ise ; sadece belirli birimlerin sorumluluğu ve gorevi olmayıp , tum personelin gorev sorumluluğudur . Bu iki unsuru birleştiren firmalar , kuruluşlar ayakta kalmayı başarabilmekte , diğerleri ise yok olmaya mahkum olmaktadır . Bu olgu ; 19. yuzyılın sonlarında başlamış ve bu gune kadar gelişme gostermiştir . Bu surecte , kalite yonetimi ile organizasyon ve yonetim kavramları ayrı ayrı gelişme gostermiştir . Ancak gunumuz rekabetci ortamında her iki disiplinin ortak olarak bir firma yonetiminde kullanılması gerektiği ortaya cıkmıştır . Bu iki disiplin “TOPLAM KALİTE YONETİMİ “ adı altında toplanmış ve ilk olarak Japonya ‘ da başarı ile uygulanmıştır .

Toplam Kalite Yonetiminin ana dişlisi “ KALİTE CEMBERLERİDİR “ dir . 1962 yılında Japonya da ortaya cıkan kalite cemberleri akımına , Kalite Geliştirme Grubu da denir . Basit anlamda Kalite Cemberleri ; kendi alanlarında kalite ve diğer gercek veya potansiyel iş sorunlarını saptamak , analiz etmek , cozmek ve yonetime onerilerde bulunmak amacıyla duzenli aralıklarla , gonullu olarak bir araya gelen insan grubudur . Calışanların katılımı kavramı , bir işyerinde calışan insanların işin uzmanı olduklarını kabul etmektir .

İşte kalite cemberleri tarafından kullanılan en onemli problem cozme tekniği “ BEYİN FIRTINASI “ dır . Beyin fırtınası doneminde kalite cemberi uyeleri problem uzerinde yoğun bir duşunme amacına yonelik hareket ederler . Beyin Fırtınası bazı konularda cember uyelerinin işine yarar . Bunlar :

Herşeyden once istekli calışma grubu ( cember ) ceşitli konular hakkında bir
liste elde eder ,

Grup bir sorunun incelenmesi evresinde yeni duşunceler ortaya cıkarmak icin ;
Olayları araştırma
Nedenleri araştırma
Cozumleri araştırma
Ortaya konan aracların araştırılması fırsatını bulur ,

c) Ceşitli fikir ve bilgilerin elde olmaması halinde kalite kontrol cemberlerini devreye sokmak mumkun olur . Bunu şoyle acıklayabiliriz . Bir konu hakkında fikir uretmek ve belli bir liste elde etmek icin kalite cemberi yeni toplantılarla beyin fırtınasında bulunabilir .

Bu teknik , grup uyelerinden yararlanarak cok sayıda yeni duşunceleri formule etmeye veya yeri bir konu uzerinde ceşitli duşuceler oluşturmaya yol acar . Beyin fırtınası etkinliği buyuk bir aractır . Duşunceleri ortaya koyma evresinde saklı kalmış bilgi ve duşunceler acığa cıkar . Yaratıcı kapasitenin ortaya cıkmasında bu yontemin onemli bir ustunluğu vardır . Yapılan uygulamalarda beyin fırtınasının ozelliği 5 veya 9 kişilik bir grup icin en yuksek verimi sağladığı gorulmuştur . Ancak bu verimi sağlamada grup liderinin kapasiteside onemli yer tutmaktadır . Beyin fırtınası toplantısından elde edilmek istenen amaclar şoyle sıralanabilir:

İncelenen sorunlarla ilgili mumkun olan nedenler , duşunulen cozumler ve
fikirler uretmek ,

Grubun yaratıcı potansiyeli ile birlikte bulgular elde etmek ,

Bireylerin herbirinin anlatımlarını uygun hale getirmek ,

Bir fikirler stoku hazırlamak ,

Grubun duşuncelerinden hareketle onun yararları doğrultusunda teşhiste
bulunmak ,

Şeklinde sıralanabilir .


2. BEYİN FIRTINASI NEDİR ?

Beyin fırtınası ingilizce “ Brainstorming “ , fransızca “ rémue-méninge “ veya “ déballage d’idées “ kelimelerinden oluşur . Beyin fırtınasının hemen hemen birbirinin aynı olan bircok tarifi vardır . Bunların birkacı şoyledir :

Beyin fırtınası daha cok duşunce yaratmak icin belli sayıda bireyden oluşan bir grubun yaratıcı kapasitesinden yararlanmayı amaclar . Grup uyelerinden herbirinin duşuncesi yaratıcı grubu oluşturur .

Daha cok duşunce yaratmak icin belli sayıda bireyden oluşan bir grubun yaratıcı kapasitelerinden yararlanmaktır .

Beyin fırtınası , bir grubun uğraştığı konularla ilgili olarak , bircok fikrin ortaya cıkmasının sağlandığı bir duşunce seansıdır .

Beyin fırtınası belirli bir sorunun cozulebilmesi icin bir grup uyenin liderleri nezaretine bir teknik uygulayarak fikir uretmeleridir . En basit acıklamasıyla ; fikir uretimini teşvik etmektir diyebiliriz .

Beyin fırtınası , herhangi bir konuda fikir , kanıt veya cozum onerileri toplamak amacıyla gercekleştirilen , yaratıcılığı teşvik eden , tum takım uyelerinin katılımını cesaretlendiren , katılımcıların fikirlerinin değerlendirilmesi ve kritik edilmesi yerine yeni fikir uretimini amaclayan bir aractır .


Beyin fırtınasını , “ Cok sayıda fikri , bir grup insandan , kısa surede elde etme tekniklerinden biri “ diye tanımladığımızda , bu tanımın ozelikleri “ cok sayıdaki fikir “ , “ bir grup insan “ , “ kısa sure “ dir . Bunları acarsak , ilk olarak cok sayıdaki fikir denmiştir , iyi fikir denmemiştir . Seans sırasında oluşan fikirlerin hepsinin olması diye bişey soz konusu değildir . İyi yurutulen bir seans sonunda yuzlerce duşunce oluşacaktır ve bu fikirlerin hepsi hesaba katılır . Hatta en aptalca fikirler de hesaba katılır , bunlar kahkahalarla zemin hazırlayarak gerginliği azaltırlar . Derin sessizlik beyin fırtınası seansını kısa surede başarısızlığa mahkum eder .

İkinci olarak tanımda bir grup insan ozelliği vardı . Beyin fırtınası seansı icin en uygun katılımcı sayısı oniki ile beş arasında olmalıdır .Bu sayıya yoneticide dahildir. Bu sınır icinde kalan bir grupta herkes katkıda bulunma olasılığı . Seansa katılanların sayısı yirmi kişiyi aşarsa , katılanların bir kısmı konuşma fırsatı bulamazlar . Beş veya altı kişiden daha az katılımcının oluşturduğu gruplarda herkes kendi soyleyeceğini soylemeden once diğerlerinin fikirlerini belirtmelerini bekleme eğilimine girmektedir . Ayrıca kucuk gruplarda rahat ve serbest bir atmosfer oluşturmak daha zordur .

Son olarak tanımda kısa surede ifadesi gelir . Bircok yoneticinin belirli zamanlarda beyin fırtınası yapacak zamanı olmayabilir , bu yuzden kararları tek başına alırlar . Bu elbette doğrudur . Cozumu belli olaylar icin grup oluşturmak gereksizdir .


3. BEYİN FIRTINASI İCİN YOL GOSTERİCİ DORT UNSUR

Beyin fırtınası seanslarının başarıya ulaşması , dort yolgosterici unsurun belirlenip kullanılmasına bağlıdır . Bu unsurlar şunlardır :

1. Değerlendirmenin sonraya bırakılması
2. Serbest bir ortam
3. Miktar
4. Caprazlama – Geliştirme

3.1 DEĞRLENDİRMENİN SONRAYA BIRAKILMASI

Herkesin - seans yoneticisi de dahil - duşuncelerin değerlendirmesini yapmayı seansın bitiminden sonraki bir zamana bırakması gerektiği anlamına gelir . Seans sırasında katılımcı , ne kendi ne de başkasının fikri uzerine değerlendirme yapamaz . Grup yoneticisi bu gibi durumlara izin vermemelidir .

3.2 SERBEST BİR ORTAM

Katılımcıların kendilerine koydukları sınırları kaldırmaları ve akıllarına geldiği gibi konuşabilmeleri anlamına gelir . İyisiyle kotusuyle , akla uygun olanıyla olmayanıyla , butun fikirler hesaba katılır ve kaydedilir .

3.3 MİKTAR

Seans sırasında ortaya fikirlerin değerlendirilmesinin sonraya bırakılmasıyla kalite tartışması da ertelenmiştir . Katılımcılardan , niteliğine bakılmaksızın mumkun olduğu kadar cok sayıda duşunce ortaya koymaları istenir .

3.4 CAPRAZLAMA – GELİŞTİRME

Katılımcıların oteki katılımcılar tarafından ortaya atılan duşunceleri ele alıp geliştirebilmeleri anlamına gelir . Katılımcıların seans sırasında ortaya attığı fikirler dokunulmaz değildir . Bu fikirlerin sadece sahipleri tarafından geliştirilmemesidir . Başka birinin duşuncesi sizin aklınıza başka birşeyin gelmesini sağlıyorsa onu soyler , geliştirir ve ileri goturursunuz .

Bu kurallar seans boyunca hep goz onunde bulundurulmalıdır . Seans yoneticisi bu dort temel ilkeyi gruptaki herkese anımsatabilmeli ve kurallara herkesin uymasına sağlayacak kadar ozguvenli bir tavır sergileyebilmelidir .

4. BEYİN FIRTINASININ KADEMELERİ

Beyin fırtınası seansının altı kademesi vardır :

Sorunun belirlenmesi ve tartışılması

Sorunun yeniden tanımlanması

Yeni tanımlardan birinin temel alınması

Isınma turu

Beyin fırtınası

En akla gelmeyecek duşunce

Bu kademelerin herbiri onemlidir ve bir kademe tamamlanmadan diğerine gecilmemesine dikkat edilmelidir . Bu ozellikle de sorunun yeni tanımlarından birinin cıkış noktası olarak ele alınacağı ucuncu aşama icin onemlidir . Bu aşamadan once beyin fırtınasına gecilmesine olanak verilmemelidir .

4.1 SORUNUN TANIMLANMASI VE TARTIŞILMASI

Seansa katılan herkesin , sorunun ayrıntılarını bir olcuye kadar bilmesi beklenir . Topluluk icindeki uyelerin o sorun hakkındaki bilgileri değişik duzeylerde olabilir . Bu aşamada sorunun tanımlanması ve tartışılması , konuya daha az hakim olanlara sorunun niteliği hakkında belli bir bilgi vermek icin kullanılır . Bu bilginin minimum miktarda olması onemlidir . Zira derinlemesine bilgisi olmayan katılımcılardan beklenen , yalnızca sorunu anlayacak kadar teknik ayrıntı bilmeleri , fikir oluşturmalarına engelleyecek kadar ayrıntıya boğulmamalarıdır . Goruleceği gibi , beyin fırtınası seansı farklı disiplinlerden gelenlerin beraber calışmasıyla oluşturulur . Katılımcılardan bazıları , doğrudan doğruya , sorunla teknik acıdan ilgilidirler . Farklı alanlardan gelen diğer katılımcılar ise bu aşamada bir tanıtım bilgisine gereksinim duyarlar .

Sorunun tanımlanmasına ve tartışılmasına ayrılan sure kısa tutulmalı ve on dakikayı aşmamalıdır . Bu aşamada analitik yaklaşımlı sorulardan ve cok fazla ayrıntıya girmekten kacınılmalıdır . Sorun seansın duzenlenmesini isteyen kişi tarafından veya sorun hakkında bilgisi olan biri tarafından anlatılmalıdır . Calışmanın yapılmasını isteyen kişi sorunu belli bir bicimde gormektedir ve soruna kendi gorduğu bicimiyle bir cozum bulunmasını arzu eder . Soruna farklı yaklaşımlar , bir sonraki aşama olan “Sorunun Yeniden Tanımlanması “ aşamasında ele alınacaktır ve goruşlerin belirtilmesinin yeri o aşamadır .


4.2 SORUNUN YENİDEN TANIMLANMASI

Sorunun yeniden tanımlanması aşamasında katılımcılardan sorunun cevresinde dolaşmaları ve onu oluşturan parcaların her birine ayrı ayrı acılardan bakabilmeleri beklenir . Sorunun değişik yuzlerinden her birini yeniden tanımlamak ise “ Nasıl yapalım da ...? “ sorusuyla başlar . Burada gozonunde tutmamız gereken nokta , bu aşamada sorunun cozumuyle ilgili duşuncelerin değil , sorunun yeniden yapılmış tanımlarının istendiğidir , problemin cozumlerinin sırası calışmanın daha ileriki aşamalarında gelecektir . Bu amaca ulaşmayı garantilemek icin , bu “ Nasıl yapalım da ... ? “ diye başlayan soruların hepsi , yazıldığı bicimiyle tutarlı bir anlam taşımalıdır . Eğer bu şekilde formule edilen soru , kitabi şekliyle bir anlam taşıyorsa , o cumle bir “ Yeniden tanımlama “ dır . Ama cumle boyle bir anlam taşımıyorsa , potansiyel bir cozum olma ihtimali vardır . Yazılışa gore tutarlı bir anlam taşıyıp taşımama olcusu beyin fırtınası uygulamalarının en temel unsurlarından biridir . Sorunun yeniden yapılmış tanımlamaları ile muhtemel cozum olabilecek birbirinden ayrı tutmak onemlidir . Cozumlerin aranmasına gecilmeden once olabildiğince fazla yeniden tanımlama yapılmalıdır .

Bu kısmın bazı tehlikeleri vardır ; bazı yeniden tanımlamalar aynı zamanda birer cozumde olabilir . Yeniden tanımlamalar ile muhtemel cozumlerin birbirine donuşme olasılığı vardır . Buradaki tehlike yeniden tanımlama sureci tam bitmeden beyin fırtınasının başlama olasılığıdır .

Sonra oluşan butun yeniden tanımlamalar tespit edilir ve grup yoneticisi tarafından numaralandırılarak yazılır ve bunlar katılımcılara verilir . Butun katılımcıların onerileri tukeninceye kadar , yeniden tanımlamaların yapılmasına devam edilmelidir . Bazı yeniden tanımlamalar başka tanımlamalarla cok benzer bir şekilde gorunebilir . Bunlar mumkun olduğunca elenmelidir . Yeniden tanımlamalar mumkun olduğunca pozitif bir şekilde tanımlanmalıdır . Seans yoneticisi de calışma grubunun bir uyesi olarak kendi yaptığı tanımlamaları da belirtmelidir . Yonetici bazı tanımlamaları onceden hazırlamış olabilir . Her ne kadar sorunun yeniden tanımlanması bir beyin fırtınası seansının yalnızca ikinci aşaması ise de , bu calışma sorunu cozmekte kendi başına etkili bir yontemdir .

4.3 YENİDEN TANIMLAMALARDAN BİRİNİN TEMEL ALINMASI

Yeni tanımlardan birinin temel alınması aşamasında bir onceki aşamada yapılan tanımlamalar kağıtlara yazılmış halde grup uyelerinin onundedir . Bundan sonra yapılması gereken grup uyeleri veya yonetici tarafından bu tanımlamalardan birinin veya ikisinin secilmesidir . Bu secim iki şekilde olabilir . Otokratik yontemde secim yonetici tarafından yapılır . Calışmaya konu olan sorun grup başkanı tarafından cozulecek bir sorun ise otokratik cozum daha uygun olur . Yeniden tanımlama icin ikinci bir yontem ise demokratik yontemdir . Bu yontemde grup uyelerinin tumunun katılımıyla bir yada iki fikir secilir . Normal olarak bir tek yeniden tanımlama secilir . Ama kimi durumlarda , yeni tanımlamalardan iki yada uc tanesi birbirine cok yakın ifadelerse , bunlar birleştirilerek tek bir yeniden tanımlamaymış gibi kabul edilebilir . Hangi yontemle secilirse secilsin , secilen yeniden tanımlama uzerindeki tartışma kısa tutulmalıdır . Bu aşamada grup uyelerinin fikirleri birbirinden ayrılmaya başlar .

Secilen ilk yeniden tanımlama uzerinde fikir birliğine varıldığında , seans yoneticisi bunu “ Kac ayrı bicimde ...? “ diye başlayan bir cumle şeklinde bir kağıda yazar . Cumlenin bu şekilde kağıda dokulmesi onemlidir , cunku bu ifadeyle katılımcılar yeniden tanımlamalar aşamasından cozumler araştırma aşamasına gecerler ve grup lideri katılımcılardan akıllarına akıllarına gelen ilk cozumleri soylemelerini ister . Serbest bir ortamda , catallara ayrılan fikirler başgostermeye başlar . Burada cozum uretmeye başlamalarda olabilir . Secilen yeniden tanımlama kaydedilip herkesin gorebileceği bir yere konmalıdır . Bu olamazsa seansın ilerleyen aşamalarında hangi yeniden tanımlama uzerinde calışıldığı unutulabilir , buda seansı boler ve oluşan yapıcı ortamın dağılmasına yol acar . Secilen ilk yeniden tanımlamayla ilgili duşunceler tukenmeye başlarken , uzerinde calışılmak uzere ikinci bir yeniden tanımlama ele alınır . Butun yeniden tanımlamaların uzerinde calışılması gerekli değildir . Bu ikinci yeniden tanımlama olduğunca birinciden farklı secilmelidir . Bu ikinci tanımlama birinci gibi secilir ve yazılarak kaydedilir .

4.4 ISINMA TURU

Bu aşamada beyin fırtınası seansının bir ısınma turu yapılması uygundur . Ama bu bir zorunluluk değildir . Isınma turlarının , katılımcıların serbest bir ortamın oluşmasına uyum gosterebilmeleri icin onemi vardır ve gerektiğinde herhangi bir anda boyle bir uygulama yapılabilir . Isınma turları , uyelerin seansa katılımını yonlendirmek ve fikirlerin serbestce yaratılabileceği bir ortamın sağlanması icin uygundur .

Bir ısınma turu kısa sureli , beş dakikayı aşmayan ve bu surede katılımcıların bazı nesneler icin akıllarına gelen diğer kullanımları soyledikleri bir donemdir . Burada onemli olan “ diğer kullanımlardır “ orneğin bir yemek masası icin diğer kullanımlar . Burada onemli olan nesnenin ne olduğu değildir , ayrıca uzerinde calışılan konuyla da ilgisinin olması gerekmez . Burada onemli olan katılımcıların , akla yakın olsa da olmasa da fikirler uretmeye başlamalarını sağlamak ve neşeli bir serbestlik ortamı oluşturmaktır . Bu ortam yakalanamamışsa , ikinci ısınma turu uygulanır ve sonra grup yoneticisi katılımcıları esas beyin fırtınası calışmasına başlamak uzere başlangıcta secilmiş olan yeniden tanımlanmış bicimiyle ana soruya yonlendirir .

4.5 BEYİN FIRTINASI


Beyin fırtınası seansının başlangıcında , grup yoneticisi kağıda yazılmış yeniden tanımlamaları okur ve katılımcılardan bunlarla ilgili duşuncelerin belirtilmesini ister . Bu calışmada en fazla goz onunde tutulması gereken nokta , grup yoneticisinin de bizzat duşunce uretmesidir . Calışma grubunun lideri de aktif olarak uretime katılması gereken bir uyedir . Bu uygulama , ozellikle yoneticinin seansın gidişatında değişiklikler yapmak istediğinde grubu yonlendirecek şekilde duşunceler acıklamasına olanak verdiğinden , asla terkedilmemelidir .

Duşuncelerin ifadesi oldukca hızlı bir tempoyla yapılmalı ve grup lideri aynı hızla bu fikirleri kaydetmelidir . Bu kaydetme işlemi icin bir sekreter kullanılmamalıdır. Her duşunce sırasıyla numaralanır ve buyuk boyutlu kağıtlar uzerine kalın keceli kalemle yazılır . Kağıtların arkaları kullanılmamalıdır . Sonra bu kağıtlar katılımcıların gorebileceği bir şekilde asılmalıdır . Bu kağıtların devamlı goz onunde bulunması beyin fırtınasının onemli bir ozelliğidir . Kalın keceli kalemlerle doldurulan buyuk kağıtlar , soylenen butun fikirlerin surekli goz onunde olmasını sağlar . Hızla artan sayıda fikrin odanın duvarlarında katılımcıların surekli gozleri onunde olması katılımcılara yeni fikirler uretmek uzere şevk verecek gorsel bir etki yaratır .

Beyin fırtınası seansında asla teyp kullanılmamalıdır . Cunku , her şeyden once , kaydedilen fikirler surekli olarak gorsel bicimde izlenebilir olmayacaktır . Ayrıca , cok az sayıda insan sesinin kaydedilmesine alışıktır ve insanların coğu seslerini kaydeden bir teyp cihazının varlığını rahatsız edici bulur , bu da seansa katılanların dikkatlerini dağıtır . Bu şartlarda rahatlamaları ve serbest duşunce uretmeleri mumkun değildir . Ayrıca bu seans suresi kadarda dinleme suresi icin zaman harcanacağı da malumdur . Ote yandan bu kayıt uygun olmayan kişilerin eline gecebilir . Normal bir fırtınasında olması gereken gurultuler , kahkahalar , espriler , şakalar dışarıdan bakan ve beyin fırtınası uygulaması hakkında bilgi sahibi olmayan birine ( bu bir yonetici olabilir ) sacma gorunebilir . Bu nedenlerle seanslarda teyp kaydı yapılmamalıdır .

Beyin fırtınası seansının onemli ozelliklerinden biri de kahkahalı ve gurultulu olmalarının gerekmesidir . Belirtilen fikirler dışında hicbir sesin olmadığı sessiz bir seans , kısa surede temposunu kaybedecek ve yaratıcılıktan uzaklaşacaktır . Gurultulu ve gulunen bir ortam , fikir oluşumuna katkıda bulunduğu icin desteklenmelidir . Sessizliğe yonelen bir calışmayı canlandırmak ve katılımcılar başka şeyle duşunurken konudan uzaklaşmalarına engel olmak icin grup lideri ifade edilen yazarken onları yuksek sesle tekrarlayabilir , ucuk fikirlere yuksek sesle gulebilir . “ Başka fikirler de duyalım “ , “ Bu konuda siz ne dersiniz ? “ gibi cumlelerle katılımcılar teşvik edilebilir .

Belirtilen fikirleri kaydetmek , grup yoneticisinin yetkinleşmesi gereken bir iştir . Burada fikirlerin kaydedilmeden once grup yoneticisinden gecmesi en uygun yontemdir . Cunku yonetici fikirleri kaydederken uzerinde değişiklikler , kısaltmalar ve ya da eklemeler yapabilir . Bu arada meydana gelen ifade değişiklikleri , yeni fikirlerin doğmasına olanak verebilir . Kaydı hızlandırmak icin uygulanabilecek bir yontemde , bir yerine iki kişinin fikirleri kaydetmesidir . Ancak bu belirgin bir hızlanma sağlamayacaktır , cunku calışma lideri katılımcıların belirttiği fikri kaydı tutanın yazabileceğinden daha hızlı şekilde değiştirerek tekrarlayabilir ya da başka bir duşunceyle butunleştirebilir . Bu durumda yazıcıların liderin hızına yetişmeleri guc olacağından , konuşmaya sık sık ara vermek gerekir ki bu da surat gerektiren bir calışmanın yurutulmesi acısından kotudur .

Fikirler genellikle katılımcılar tarafından onceden planlanmış bir bicimde oluştururlar , ancak bazı fikirler diğer katılımcılara ornek oluşturarak onların fikirlerini yonlendirebilir . Bu sakınılacak bir durum değildir ve duşunceleri belli bir konuşma sırasına gore kaydetmek icin ozel bir caba sarfedilmemelidir . Katılımcılardan belli bir sıraya uygun olarak konuşmaları beklenmemelidir , cunku boyle bir talep , bir grup uyesinin hazır olmadığı bir anda duşunce acıklamaya zorlanmasına neden olabilir . Katılımcıları guc duruma duşurmekten sakınılmalıdır . Guc duruma duşen katılımcıların şevki kırılır . Hicbir zaman henuz konuşmamış bir grup uyesine donup ondan fikir beklediğinizi soylememelisiniz .

Calışma seansı ilerledikce fikir akışının hızında değişiklikler olacaktır . Başlangıctaki hızlı akış bir sure sonra yavaşlayacaktır . Bu yavaşlamayı değiştirmenin ve fikir akışının tamamen durmasını engellemenin yolları vardır . Bunlardan biri “ Bir Dakikalık Sessizlik “ yontemidir . Bu yontemde seans lideri tam bir sessizlik ister ve katılımcıların onlara en yakın kağıttaki fikirleri okumalarını soyler . Tanınan bu sureden amac , katılımcıların birbirlerinin duşuncelerine bakarak yeni fikirler uretmelerini sağlamaktır . Bir dakikalık sessizlikten sonra , grup lideri uzerinde calışılmakta olan yeniden tanımlamayı tekrar eder ve fikir akışını yeniden başlatır . Bu uygulama yeniden bircok duşuncenin dile getirilmesine olanak verir . Daha cok duşunce elde etmek icin başka bir yolda , daha once ifade edilmiş bir fikri alıp katılımcılardan bu duşunce uzerinde değişiklikler yapmalararını istemektir . Burada amaclanan , akla gelen her duşuncenin muhtemel butun ceşitlemeleriyle tanımlanabilmesidir . Hicbir fikir , başka bir duşuncenin icinde zaten ifade edilmiş olduğu icin hesap dışında tutulmamalıdır . Bu duşunce ancak , eğer aynı duşunce daha once aynı sozcukler kullanılarak ifade edilmişse tekrarlanmış kabul edilir . Başka bir care de , geriye donup daha once belirlenmiş olan yeniden tanımlanmış sorunlardan birini daha secerek işe yeniden “ Kac değişik yolla ... ? “ diye başlamaktır . Burada da daha once olduğu gibi duşunceler sıra numarası verilerek kaydedilmelidir . Beklenen verim elde edilemiyorsa ve neşeli ve serbest bir ortam sağlanamamışsa , katılımcıları şaşırtıp guldurecek şekilde secilmiş bir tema uzerinde yeni bir ısınma turuna başvurulabilir .

4.6 EN AKLA GELMEYECEK FİKİR

Fikir gercekten kesildiği anlaşıldığında , eğer grup uyelerinin yorgun oldukları da anlaşılıyorsa , seans en akla gelmeyecek fikir yonteminin uygulanmasıyla bitirilir . Bu yontemde , seans boyunca ortaya atılmış en akla gelmeyecek , en garip duşunce ele alınarak , bu duşunceden yola cıkılıp yeni ve işe yarar fikirler oluşturmaya calışılır. En akla gelmeyecek fikir genellikle guldurucu olduğundan , neşeli ve serbest bir ortam yeniden oluşur ve katılımcılar olumlu bir iş yapmış olmak hissiyle calışmayı bitirirler . Bu etkiye ek olarak bu teknik ana seans esnasında hic akla gelmemiş alan bazı gercekten mukemmel fikirlerin ortaya cıkmasına da olanak sağlayabilir . Bu bolume başlarken yonetici grup lideri uyelerden calışma sırasında ortaya atılmış en akla aykırı fikirleri belirlemelerini ister . Bu aşamada , ilk ortaya atıldıklarında tebessumle karşılanmış pek cok fikrin o kadar da gulunecek şeyler olmadığı , aslında pekala işe yarar unsurlar icerdiği farkedilir . Bu fikir secildiğinde grup lideri bunu kağıda yazar ve uyelerden bu fikirden iyi bir şeyler cıkıp cıkmayacağını araştırmalarını ister . Bu aşamada bircok fikir kaydedilebilir ancak hic yeni duşunce cıkmadığı da olur . Zaman zaman da , akla en son gelecek duşunceden yola cıkılarak , son derece iyi fikirlere ulaşılır . Bu uygulama aynı zamanda gerilimin azalmasını sağlar .

Durum gerektiğinde , ikinci bir en akla gelmeyecek fikir turu duzenlenebilir . Bundan sonra grup lideri fikir oluşturma aşamasının belirttiğini belirtir ve değerlendirme calışmalarına başlanır .

5. BAŞARILI BEYİN FIRTINASI

Bu bolumde , calışma grubunu oluşturacak kişilerin belirlenmesinde hangi unsurlar belirlenmelidir ? , başarılı bir grup yoneticisinde olması gereken nitelikler nelerdir ? gibi soruların yanıtları aranmaktadır ve bazı onemli noktalarda belirtilmektedir .

5.1 CALIŞMA GRUBUNUN OLUŞTURULMASI

İdeal beyin fırtınası calışmaları icin katılımcı sayısı en fazla 12 en az ise 5 veya 6 kişidir . Katılımcı sayısının az olduğu gruplarda sorun ; uyeler ne kadar motive olurlarsa olsunlar ve ne kadar konuya hakim ve bilgili olunlar organizasyon icinden katılanların dışında , akla gelmeyecek fikirler uretebilecek dışarıdan gelen katılımcıların yokluğunun onemli bir eksik olduğuydu . Tabi ki grubun icinde sorunla cok yakından ilgili kurumun icinden gelen katılımcılarda bulunacaktır . Ama grupta mutlaka soruna tamamen yabancı fakat teknik yonden yakın kişilerin de bulunmasına onem verilmelidir . Bunlar organizasyonun değişik bolumlerinden olabileceği gibi organizasyon dışından da bir iki kişi katılmalıdır . Orneğin uretimle ilgili bir sorun uzerinde calışıyorsak grup icinde satış bolumunden , idari kadrodan , muhasebeden , uretim hattında calışan ceşitli insanlar yer alabilir . Bunların sorunla doğrudan igili olmaları gerekmez . Katılımcılar arasında geniş bir bilgi birikimi yelpazesinin oluşturulabilmesi ve deneyimin sağlayacağı derin goruşten yararlanabilmek icin değişik hiyerarşi kademelerinden gelen kişilerle bir grup oluşturulması gerektiği duşunulebilir . Buradaki sorun kademe farkı yuzunden insanlar ceşitli rahatsızlıklar yaşayabilirler . Bunları ortadan kaldırabilmek icin seansa başlarken fikirlerin serbestce ortaya konabileceği bir ortam hazırlanmalıdır .

Eğer mumkunse calışma grubunda her iki cinsten ve genclerden temsilciler bulunmalıdır . Erkeklerle kadınların sorunlara farklı bakış acıları vardır ve katılımcılar arasında butun yaklaşımların temsilcilerinin bulunması arzu edilen bir şeydir . Genclerinde bu toplantılara katılmaları ozendirilmelidir . Buradaki esas amac soruna farklı acılardan bakan farklı insanları bir araya getirip daha cok fikir elde etmektir .

Calışma esnasında seansı dışarıdan kimsenin izlemesine izin verilmemelidir . Calışmaya doğrudan katılmayan ancak gozlemci olarak orada bulunanlar , bu kişilerin neden orada olduğunu anlamayan katılımcıların davranışlarını sınırlamalarına neden olabilir . Ve kendileri de bu tarz bir calışmanın kendi alışık oldukları analitik yaklaşımlı ve daha ciddi havalı toplantıların atmosferine kıyasla daha neşeli olan havasını kabullenmekte gucluk cekebilirler . Ayrıca akla yatkın bulmadıkları goruşlere mudahele edebilirler . Ancak bu insanlar gruba katılmaları şartıyla ortamda bulunmalarına izin verilir . Ama once beyin fırtınası seansının işleyişi hakkında bilgi verilmelidir .

5.2 GRUP YONETİCİSİNİN OZELLİKLERİ

Daha oncede belirtildiği gibi lider de grubun bir uyesidir ve duşunce uretimine katılmaya hazır olmalıdır . Calışmanın altı kademesinin de uygulanması , fikirlerin kağıda aktarılması , dort kılavuz unsurun goz onunde tutulmasının sağlanması hep onun sorumluluğundadır . Liderin butun bunları yapabilmesi icin daha onceden beyin fırtınası seanslarına katılmış ve calışmanın nasıl yurutuleceğini iyi kavramış olması gerekir . Ayrıca bu uygulama icin şevk duyması ve bu duyguyu diğerleriyle paylaşması ve iyi bir mizah anlayışına sahip olması gerekir . Kece uclu kalemlerle hızlı ve okunaklı yazması , imlasının duzgun olması ve sayıları takip edebilmesi de gerekir , ayrıca meslektaşlarının onunde gulunc duruma duşmekten de korkmamalıdır .

Yonetici dort ana unsurun işaret ettiği yonlerden sapılmasına engel olmalı ve ozelliklede “ Değerlendirmenin Ertelenmesi “ ilkesine sıkı sıkıya bağlı kalınmasını sağlamalıdır . Ozelliklede lider katılımcılardan hiyerarşik acıdan alttaysa sorun cıkabilir. Onlara beyin fırtınası ilkelerini iyi bir bicimde anlatabilme kabiliyetine sahip olmalıdır lider . Ancak , genc lider kuralları uygulamakta zayıflık sergilerse , o zaman daha kıdemli elemanları da onerilen duşunceleri eleştirmeye başlarlar ve duşuncelerin serbestce oluşmasına olanak veren atmosfer dağılır . Liderin cozulmesi istenen sorunla doğrudan karşılaşmış olması gerekmez . Bazı yonlerden duruma dışarıdan bakabilmenin faydaları vardır . Ancak her seanstan once bilgilendirme calışması yapılmalıdır . Bu calışmada sorunun cozulmesini isteyen kişiyle ayrıntılı bir goruşme yapılarak sorun tanımlanmalıdır .

5.3 ONEMLİ NOKTALAR

Beyin fırtınası seansının başarılı olup olmadığı , iki ayrı yoldan belirlenebilir. İlk yol , uretilen duşunce miktarına bakmaktır . Gerci bunların icinde bircoğu sonradan işe yaramaz ya da konuyla ilgisiz ve aptalca gorunebilir , ama bu değerlendirmede esas olan şey , niteliklerine bakılmaksızın ortaya konan yeniden tanımlamaların ve cozum onerilerinin toplam sayısıdır . İkinci yol ise daha derinlere ulaşan ve son tahlilde gercek bir sınama olan şu sorudur : “ Bu duşuncelerden kac tanesi hakikatten işe yaradı ? “ Butun sorun cozme tekniklerinin varmak istediği hedef budur ve başarının gostergesi de uygulama alanı bulabilen fikirlerin sayısıdır , duşuncelerin hangi yontemle oluşturuldukları değil . Gercekten ve cok haklı olarak bir sorunu cozumlemenin verdiği başarı coşkunluğu icinde , o cozume nasıl bir mekanizma ile ulaşıldığı pekala unutulabilir . İşte o yuzden , genellikle başarı olcutu olarak ikinci yontem değil de ilk yol , yani oluşturulan duşuncelerin toplam sayısı esas alınır .

Beyin fırtınası uygulamalarında uzerinde durulması gereken onemli noktaları sıralarsak bunlar şoyle oluşur ;

Calışmanın altı kademesini birbirinden ayrı tutmak .

Sorunları usulune uygun şekilde yeniden tanımlamak .

Dort temel ilkeyi hep goz onunde tutmak .

Kuruluş icinde ve kuruluş dışında katılımcıların oluşturduğu yaklaşık 12 kişilik bir calışma grubu oluşturmak .

Yeniden tanımlamaları ve uretilen fikirleri kağıtlara yazıp odanın duvarlarına asarak hep goz onunde tutmak .

Kahkahalı ve gurultulu bir ortam oluşturmak .
Bu konuda istekli birinin calışma grubuna onderlik etmesini sağlamak .

Tekrarlamalarla karşılaşıldığında bir dakikalık sessizlik tekniğini kullanıp kullanmamaya karar vermek .

Seansı en akla gelmeyen duşunce tekniği kullanarak neşeli yoldan bitirmek .

Bunlardan başka ince ayrıntılarda dikkate alınmalıdır . Bunlar ;

Calışmanın yapılacağı mekan kimsenin sizi rahatsız edemeyeceği ve telefon bağlanamayacak bir buro olmalıdır .

Katılımcıların tek luksu rahat iskemleler olmalıdır . Ayrı masaya gerek yoktur , cunku kayıtlar gurup lideri tarafından tutulacaktır .

Calışma sırasında gerilim azaltıcı ve rahatlatıcı olarak alkollu icecekler kullanılabilir .

Başkalarının fikir acıklamasına fırsat vermeyen grup uyelerinin varlığında grup lideri nazik bir şekilde mudahale edebilmelidir .

Grup uyeleri birbirlerini gorebilmeleri icin U şeklinde oturmalıdırlar . Asılan kağıtlarda U ‘ nun acık ucunda olmalıdır .

Amac koyma acısından fikirlere numara vermek işe yarayabilir . Aynı zamanda bu tekrarlanan fikirlerin saptanmasında zamandan tasarruf etmektir .

Calışma seansının kesin bir bitiş saati olmamalıdır . Bitiş , fikirlerin tukendiği ve duşunce akışının tekrar sağlanması icin gerekli cabaların harcandığı fakat bunun da sonucu değiştiremeyeceği gorulduğunde olmalıdır .


5.4 BEYİN FIRTINASI SEANSLARINDA YAPILMASI GEREKENLER


Gurultulu bir seans oluşturmaya calışın

Kahkaha seslerinin duyulmasına izin verin

Akla yakın olmayan ve “ ucuk “ fikirlerin ifade edilmesine izin verin .

Ortaya atılan fikirleri buyuk kağıtlara yazın .

Değerlendirmenin zamanı gelince başlamasını sağlayın


Eğer seansı siz yonetiyorsanız , sizin yapacağınız değerlendirmenin de zamanını beklemesi gerektiğini unutmayın .

Duşuncelerin değişik bicimlerde ifade edilmesine izin verin .

Tekrarlamaları belirleyin ; bir duşuncenin ikinci ifade edilmesinde farklılıklar olabilir .

Bu yontemle yeni tanışanlara onlerindeki engelleri anlatın .

Calışmaya katılan , yaş ve konum bakımından kıdemli grup elemanlarına onceden hazırlayıcı brifing verin .

Ortaya konan butun duşunceleri sırasıyla numaralandırın .

Calışmayı hep akla en gelmeyecek duşunceyle bitirin .

Sorunun ilk secilen yeniden tanımlanması artık fikir uretimine yardımcı olmamaya başladığında , mutlaka ikinci bir yeniden tanımlama secin .

Her yeniden tanımlamayı mutlaka “ Kac değişik şekilde ...? “ diye formulleştirerek yazın .

“ Nasıl ? “ diye başlayan soruların hep anlamlı cumleler olmasına dikkat edin .
Calışmanızın serbest ve neşeli bir ortamda yurutulebilmesini sağlamak icin , ısınma turu uygulamasından mutlaka yararlanın .


5.5 BEYİN FIRTINASI SEANSLARINDA YAPILMAMASI GEREKENLER

Asla teyp kullanmayın .

Soylenenleri kaydetmek icin karatahtadan veya asetat yapraklarından yararlanın .

Seansa katılan hickimseyle dalga gecmeyin .

Calışmaya fiilen katılmayan hickimsenin seansı izlemesine izin vermeyin .

Calışmanın dışarıdan gelenlerce kesintiye uğratılmasına meydan vermeyin .

Uzeri kaydedilen onerilerle dolan kağıtların tersini kullanmayın .

Başlangıctaki tartışmada fazla zaman harcamayın , cok fazla ayrıntıya girilmesine olanak vermeyin .

Artık verimli olmamaya başlamış bir calışma seansını zorlayarak devam ettirmeye calışmayın .

5.6 PERSPEKTİF

Oncelikle beyin fırtınası uygulaması sorunlara cozum bulmakta kullanılan kimisi analitik kimisi de yaratıcı olan pek cok cozumden sadece bir tanesidir . Butun yoneticiler , karşılaştıkları sorunları cozmek icin değişik bir takım yontemler benimserler . Beyin fırtınası bu yontemlerden yaratıcı yonu ağırlıkta olan bir tanesi olarak gorulmektedir . Bunun dışında goz onunde bulundurulması gereken ikinci bir perspektif daha vardır buda ; her ne kadar bir beyin fırtınası seansında pek cok hatta yuzlerce duşunce ortaya konabilmekte ise de , bu calışmanın soruna mutlaka bir cozum bulacağının garantisi yoktur . Ucuncu onemli nokta ise beyin fırtınası seansının cozum uretme eyleminin son aşaması olmadığı unutulmaması gerekir .
__________________