2009 ’da Google Ventures olarak lanse edilen ve Alphabet Inc. ’in girişim sermayesi kolu olan GV ’nin geliştirdiği Design Sprint, kritik iş kararlarını/sorularını muşterilere tasarım ve prototip uzerinden sunup test etme yoluyla yanıtlamak, anlamak icin tasarlanmış 5 gunluk bir surectir. Her alanda, herhangi bir ekip tarafından kullanılabilecek olan bu yontem ile ilgili yaşanılan deneyimleri gormek isteyenler icin bircok hikaye mevcut. Bu hikayelere ufak bir goz atınca yontemin bircok farklı alanda kullanıldığını gorebiliyoruz. Uygulamak icin detaylı anlatımların bulunduğu harika bir kitap da var:

Peki bu 5 gunluk surec temel olarak nelerle ve nasıl geciyor? Ne gibi yontemler kullanılıyor? Bu yontemler arasında bizim de kendi işimizi yaparken kullanabileceğimiz bir şeyler var mıdır? Hatta tum bu sureci kendi işlerimizde de uygulayabilir miyiz? Gelin hep birlikte bakalım 🙂
0. Hazırlık aşaması
Hazırlık aşamasında ihtiyacınız olan ilk şey fikir. Hatta fikirden ziyade bir meydan okuma. Yani iddalı, yenilikci, problem cozucu, belki ihtiyac giderici, kalıp/gelenek dışı bir yaklaşımla meydan okuma hali gerek. İkincil ihtiyacınız en fazla 7 kişiden oluşan bir takım; duşunduğunuz şeyin gercekleşebilmesi icin gerekli olan aciliyet duygusunu insanlarda uyandırabilme, kişilerin fikire inanmasını sağlama ozellikle takım oluşturabilmeniz icin gerekli. Ayrıca takım icerisinde kolaylaştırıcı rolunde bir kişi ve karar verme yetkisi olan bir ya da iki kişi gerek. Doğru fikir, doğru takım elimizdeyse şimdi 5 gune ihtiyacımız var. Takım uyelerinin takvimlerini 1 calışma haftası bloke etmek demek oluyor bu 🙂 İcinde uzerinde calışma yapılabilecek beyaz/kara tahtası olan bir oda lazım. Tum hafta boyunca takım bu odayı kullanacak. Sadece cuma gunu icin ayrı bir odaya daha ihtiyacımız var. Son olarak destekleyici araclar; post-it, siyah/yeşil/kırmızı tahta kalemi, tukenmez kalemler, cizim yapılabilecek kağıtlar, maskeleme bandı -cizimlerde istemediğimiz bolumleri kapatabilmek icin-, nokta şeklindeki yapışkan notlar -oylamalar icin-, zaman yonetimi icin bir zamanlayıcı, elma, muz, yoğurt, kuruyemiş gibi sağlıklı atıştırmalıklar ve tabiki cay, kahve, bitter cikolata. 1. Pazartesi
Ve sprint başladı, ilk gundeyiz. Vakit kaybetmemek ve doğru şeye odaklanmak istiyoruz. Cunku her bir takım uyesinin zamanı cok değerli. Bunu yapabilmemiz icin onerilen ilk adım sondan başlamak. Yani? Fikrimizin hayata gectiğini hayal ediyoruz. Mesele her şeyi mukemmel yapmışız, ustunden 6 ay, 1 yıl ya da 5 yıl gecmiş. Ne gibi sonuclara ulaştık? Neler oldu? Olanlar olurken ne gibi engelleri aştık vesair. Tamamen İyimser yaklaşarak hayal ettiğimiz tum durumlar icerisinden elde etmemiz gereken şey uzun vadeli bir hedef. Uzun vadeli hedefimizi bulduktan sonra hemen ilk iş onu tahtaya yazıyoruz. Tamamen karamsar yaklaşarak hayal ettiğimiz tum durumlar icinse sorular oluşturuyoruz. Nasıl başaramadık? Korktuğumuz, bize engel olabileceğini duşunduğumuz ne varsa bir soru listesi halinde hepsini tahtaya yazıyoruz. Şimdi tahtaya bir harita cizme zamanı. Sol tarafa muşterilerimi ve bizim icin anahtar oyuncuları listeliyoruz. Sağ tarafa ise tamamlanmış golumuzu, sonucu ciziyoruz. Ardından arada kalan bolumu şekillendirmeye başlıyoruz. Yani kullanıcı ile urun arasındaki iletişimi/akışı ciziyoruz. Mumkun mertebe basit duşunmeye calışıyoruz. Onerilen adım sayısı 5 ile 15 arası. Şimdi oğle yemeğimizi yedik ve odamıza geri geldik. Pazartesi oğleden sonramıza ihtiyac duyduğumuz bilirkişileri, uzmanları davet ediyoruz. Bunlar hali hazırda sprint takımımızdan kişiler de olabilir. Her bir uzmana belirlenmiş bir zaman dilimi ayırıp, bu sure zarfında onlarla roportaj yapıyoruz. Aldığımız cevaplara dair notlar tutuyoruz. Aslında hedefimiz bir onceki adımda yaptığımız haritayı geliştirmek/iyileştirmek. Roportaj esnasında aldığımız notları ozel bir formatta yazmamız gerekiyor. Formatımız; ’Nasıl Yapılabilir? ’. Tutulan her bir notun soru formatında olması ve nasıl yapabiliriz sorusuna işaret etmesi gerekiyor. Bu şekilde yapmamızın sebebi daha sonra notları daha iyi organize edip, daha iyi kullanabilmekten ibaret. Sıra notları organize etmekte. Tum notları tahtada topluyoruz, birbirleriyle alakalı olanları grupluyoruz. Her bir gruba anlaşılır ve basit isimlendirmeler yapıyoruz. Tum bu kategorizasyon işlemi bittikten sonra ise hep birlikte nokta şeklindeki yapışkan notlarımızı kullanarak oylama yapıyoruz. Her bir takım uyesinin 2 nokta yapıştırma hakkı var, herkes kendi duşuncesine gore urun/fikir icin en faydalı, kullanışlı ya da ilginc bulduğu 2 gruba oy veriyor. Son olarak yapmamız gereken sprint ’imizin hedefi bulmak. Bu noktada karar verme yetkisi olan kişi/kişiler devreye giriyor. Yapılması gereken tahtada olan harita, kategorize edilmiş notlar ve oylamaları değerlendirerek bir hedef kitle secilmesi, haritadan bir hedef an secilmesi ve sprint icerisinde cevap aranacak sorunun, soruların secilmesi. 2. Salı
Pazartesi gunu tamamen problemi, fikri anlamakla gecirdik. Salı gunu cizim gunumuz! Bu gun cozum gunumuz. Soyut bir fikri somutlaştırmak icin cizimin gucunu kullanmak istiyoruz. Yapmak istediğimiz şey her bir takım uyesinin kendi cozum onerisini cizmesi ve cizilen onerileri, fikirleri birleştirerek geliştirebilmek. İlk etkinlik ‘Yıldırım Demoları ’. Kucuk bir araştırma halindeyiz, sektordeki şirketlerin bulduğu cozumleri inceliyoruz. Her bir demo icin 3 dakika harcıyoruz ve bu cozumler icerisinde beğendiklerimizi, iyi bulduğumuz fikirleri, bu orneklerde insanların neyi beğendiğini bir yandan tahtaya ciziyoruz. Burada bir kişi demoyu gosterirken, bir diğeri tahta uzerinde cizim yapabilir. Şimdi elimizde pazartesi gunku bilgilerimiz, kucuk bir sektorel cozum araştırmamız, ve bunların icinden bir takım beğendiğimiz sonuclarımız var. Karnımız tok, sırtımız pek, oğlen molamızı vermişiz. Sıra herkesin tek başına cizim yapacağı ve bu şekilde cozum ureteceği bolume geldi. Bu bolumde uygulanan teknik 4 adımlık. Adımlar ise şu şekilde: İlk adım ‘Notlar ’: 20 Dakika. Sessizce odayı dolaşıp notlarımızı alıyoruz. İkinci adım ‘Fikirler ’: 20 Dakika. Bazı fikirleri ozel olarak not alıyoruz. Bunlar icerisinde de bizim icin en umut vaadenleri yuvarlak icine alıyoruz. Ucuncu adım ‘Cılgın Sekizler ’: 8 Dakika. Bir kağıdımız var, bu kağıdı 8 kare oluşturmak icin katlıyoruz. Her bir kare icerisine en iyi fikirlerden birini ciziyoruz. Dorduncu adım ‘Cozum Cizimi ’: 60-90 Dakika. Uc yapışkan not ve bir kağıt alıyoruz. Kağıda 3 adımlık biz akış cizeceğiz. Acıklayıcı olması onemli. Ayrıca tum bu calışmamız anonim 😉 Akılda kalıcı bir başlık secip cozum cizimimizi sonlandırıyoruz. Son olarak şunu belirtmekte fayda var; burada bahsi gecen cizimler coğunlukla dikdortgenlerden ve kelimelerden oluşan cizimler. Yani ressam olmaya gerek yok. Bu sadece fikrimizi temiz ve anlaşılır bir şekilde sunabilmek icin yaptığımız bir calışma. 3. Carşamba
Salı gunumuzu fikirlerimizi cizerek gecirdik. Şimdi ise karar verme zamanı! Dun cizdiğimiz ne var ne yoksa hepsini alıyoruz. Bunlar icerisinde en guclu bulduğumuz cozumu bir prototipini yapmak uzere sececeğiz. Grup olarak karar verebilmemizi sağlamak uzere sececeğimiz yontem ‘Yapışkan Karar ’ 🙂 Hadi bakalım 5 adımlık bu karar alma tekniği nasıl yapılıyormuş? İlk adım ‘Sanat Muzesi ’: Dun yapılan tum cizimleri duvara yapıştırıyoruz 🙂 İkinci adım ‘Sıcaklık Haritası ’: Tum takım uyeleri sessizce bu sanat muzesini geziyor ve beğendiği cozum cizimine 3 tane kucuk yapışkan nokta bırakıyor. Ucuncu adım ‘Hız Eleştirisi ’: Cizim başına 3 dakika veriyoruz ve grup olarak cizimin onemli noktalarını tartışıyoruz. One cıkan ve itirazları dikkatlice dinliyoruz. Tartışmayı kapamadan once de cizimi yapan kişiye de bir şeyin atlanıp atlanmadığını soruyoruz. Dorduncu adım ‘Saman Anketi ’: Her bir takım uyesi kendisi icin favori fikrin ne olduğunu sessizce seciyor ve hangisi ise o cizimin uzerine 1 tane buyuk yapışkan nokta bırakıyor. Beşinci adım ’Super Oy ’: Son olarak karar verme yetkisi olan takım arkadaşımız geliyor, bu kişinin 3 tane buyuk yapışkan noktası var. Dolayısıyla bu kişinin sectiği cozum prototipi yapılıp test edilecek olan cozum olarak nihai olarak belirleniyor. Tabi burada birbiriyle yarışan ve yakın oylar almış iki ya da uc guclu aday cıkabilir. Burada yapılması gereken zaten cok oy almamış olanları sonraya bırakmak. Cok oy almış 2 ya da 3 fikrin ne olduğuna bakıp birlikte prototiplenebilir olup olmadıklarına karar vermek vb. Uzerine de guzel bir oğle yemeği 🙂 Oğleden sonramız tahta yapmakla, yani tahta uzerinde prototipi planlamakla gecicek. Bu planlama bolumu de aşağıdaki adımlar oluşuyor: İlk adım ‘Kareleme ’: Tahtayı 15 kareye boluyoruz. İkinci adım ‘Acılış Sahnesi Secimi ’: Muşterilerin urunle/hizmetle nasıl karşılaşacağını duşunuyoruz. Bu sahneyi basit tutuyoruz; bir web araması, bir makale, bir vitrin, reyon, aklımıza gelebilecek her turlu karşılaşma sahnesi olabilir. Ucuncu adım ‘Tahtayı Doldurmak ’: Artık tahtadaki planı onceden yaptığımız cizimlerle ya da değişiklik varsa yeni cizimlerle doldurma zamanı. 5 ile 15 kare arası doldurmak zorundayız. Burada cıkacak olan prototip planını Perşembe gunu kullanacağız. Dolayısıyla herkesin yarın baktığında hatırlayacağı şekilde basit ve anlaşılır olmamız lazım. 4. Perşembe
Tum cizimlerimizi, fikirlerimizi ve aldığımız kararları birleştirip gercekci bir prototipe donuşturme zamanı. Peki sadece 7 saat icinde nasıl gercekci bir prototip elde edebiliriz? Adım adım onerilen tarife bir bakalım. Oncelikle bugun kullanacağımız araclar her zaman kullandığımız araclar olmayacak. Cunku her gun kullandığımız o araclar kalite icin optimize edilmiş olan araclar. Biz onlar yerine, bize hız ve esneklik kazandıracak tipte araclar kullanmalıyız. Bir diğer onemli yaklaşım da bol ve yonet yaklaşımı. Takımımızdaki kişilere roller dağıtacağız. Dağıtılacak roller ise: Yapıcı, Yazıcı, Dikici, Toplayıcı ve Goruşmeci. Ayrıca Carşamba gunu planladığımız akışı kucuk sahnelere bolup farklı takım uyelerine atamak da oneriliyor. Oğlene kadar araclar, roller ve kucuk prototip parcalarının kişilere atanması ve kişilerin ilgili parcaları prototiplemesi ile geciyor. Oğleden sonrası ise yapılanları birleştirip gercek prototipe ulaşmasından ibaret. Dikici rolunu atadığımız kişi yapılan tum prototip parcalarının birleşimini sağlamaktan sorumlu olan kalite kontrolcumuz. Kendisi ile birlikte işleri birleştiriyoruz. Prototip hazırlandıktan sonra calıştırıp ilk denememizi yapıyor ve hatalarımıza bakıyoruz. Bu noktada goruşmeci ve karar verici rollerindeki kişilerin bu calışmayı gormesi kritik. Goruşmeci buradaki gozlemleri sayesinde Cuma gunu yapılacak testler icin hazırlık yapacak olan kişi. Prototipleme gunumuz ile ilgili dikkat etmemiz gereken ana fikir: prototip gercek urun değil, gercek gibi gorunen ve muşteriden direkt gercek bir urunmuşcesine yorum almamızı sağlayacak olan urundur, yani sadece gercekci bir dış gorunuştur. Bu yuzden kalitenin muşteriden doğru tepkiyi alabilecek seviyede olması bizim icin yeterli. 5. Cuma
Buyuk bir meydan okumayla başladığımız sprint ’imizin son gunune geldik. Elimizde uzerinde calışılmış, gayet gercekci bir prototipimiz var. Gayet uretken bir hafta gecirmişiz. Şimdi bir adım otesine gitmek icin muşteri ile prototipi bir araya getirip tepkileri olcumleyeceğiz. Ama nasıl? İki odaya ihtiyacımız var, birinde muşterileri ağırlayacağız, diğerinde ise sprint takımımız muşterilerden gelen geri bildirimleri inceleyecek. Muşteri tepkilerini gozlemleyebileceğimiz şekilde kurulmuş bir kameraya ihtiyacımız var. Eğer kullanıcı iPad, iPhone, smartphone, ya da başka bir cihaz kullanacaksa, bu cihaza da kameraya ve mikrofon ayarı yapmak gerekli. Ve tabiki tum muşteri deneyimlerini gozlemleyebilmek icin diğer odaya kurulması gereken bir video akışı var. Sesin ve goruntunun duzgun geldiğinden emin olmalıyız. Boylece sprint takımımız gercek zamanlı olarak muşteri tepkilerini gorebilecek. Muşteri ile yapılacak goruşmeler icin bir kac sunulan oneriler: Misafirperver davranmak en onemlisi, muşterimizin rahat ettiğinden emin olmalı ve muşteriye kendini rahat hissedecek şekilde arkadaşca bir beden dili yaklaşmalı. Acık uclu sorular sorulmalı, yani muşterinin evet/hayır cevapları veremeyeceği şekilde sorulara yonelmeliyiz ki ilk ağızdan bildirim alabilelim. Kim/Ne/Nerede/Neden/Ne zaman/Nicin/Nasıl soruları ile yola cıkmak gerekli. Sorgular gibi sormak yerine, arada sessizlikler bırakmak iyi. Sessizlik, kişinin onyargısız bir şekilde kendiliğinden konuşmasına ve gercek tepkilerini gostermesine bizim icin zemin hazırlıyor. Ve son olarak muşterinin soylediği her şeyden verdiği her tepkiden buyulenir gibi davranmak ve merakımızı korumamız lazım 😉 Goruşmeleri izlerken takım icin oneriler: Tabiki notlar almak. Her goruşmede onemli bulduğumuz kısımları bir kenara yazmamız, gozlemlerimizi pozitif ve negatif olarak işaretlememiz ilerde işimizi kolaylaştıracak. Her bir goruşmeden sonra aldığımız bu notları tahtaya yapıştırıp gorunur kılmak gerek, boylelikle sonrasında tepkiler arasındaki oruntuleri daha rahat gorme şansı yakalayacağız. Gunun sonunda tum gozlemlerimize bakarak oruntuleri keşfetmeye calışacağız. Farkettiğmiz her oruntuyu işaretleyip pozitif, negatif ya da notr bulup bulmadığımızı da yanına iliştireceğiz. Sonra uzun vadeli amaclarımız, sprint sorularımız, yani ilk gun verilerimizle şimdi edindiğimiz sonuclarımızı/oruntulerimizi karşılaştıracağız. Ve icinde bulunduğumuz duruma gore ne yapacağımıza karar vereceğiz 🙂