Toplantıda verimliliği arttıran hususları iş adamı Sabri Ulker'in uygulamalarından oğrenmek ister misiniz? Dr. Mustafa Ozel, işadamı Sabri Ulker ’in nasıl verimli toplantılar yaptığını anlatıyor.Dr. Mustafa Ozel, işadamı Sabri Ulker ’i anlatıyor:

“Toplanmayı bilmeyen, buyuk şirket yonetemez! Şirketleri, konuşma alışkanlıklarına go­re uc gruba ayırmamızın doğru olacağını duşunuyorum: Ketum, geveze ve Ârif şirketler.

“Ketum” yani ağzı sıkı şirketlerde sadece patron konuşur. Patrondan başka herkes susar ve sadece onaylar.

“Geveze” şirketler, Salı Pazarı gibidir; her kafadan bir ses cıkar. Organi­zasyon, yon bilincini ve kumanda birliğini kaybeder.

“Ârif” şirketler ise Ârif insanlar gibidir: Nerede, ne za­man, nasıl konuşacaklarını bilirler.

Otuz yıllık calışma hayatımda şahit olduğum en verimli toplantılar, başkanlığını Sabri Ulker beyin yaptığı toplantılardı. Turkiye ’nin onemli ambalaj şirketlerinden biri olan Polinas ’ta 5 yıl kadar yonetim kurulu uyeliği yaptım. Yılda bir veya iki defa İstanbul ’da toplanılsa da, genelde her ay Manisa ’ya gidilir ve toplantı, şir­ketin genel merkezinde yapılırdı. Her şeyden evvel, toplantının tarihi bir ay oncesinden belli olurdu. Şirket mu­duru, bir hafta once butun katılımcılara toplantı gundemini ve gundemdeki ko­nularla ilgili diğer bilgileri gonderirdi. Herkes, toplantıda neyin tartışılacağını ve muhtemelen ne gibi kararların alı­nabileceğini aşağı yukarı bilir ve (var­sa) itirazlarını hazırlardı.

TOPLANTILARIN VERİMİNİ ARTTIRAN ONEMLİ HUSUSLAR

Toplantıların verimini arttıran diğer onemli hususlar şunlardı:

1- Toplantı mutlaka zamanında başlar­dı. Hemen hemen herkes on-on beş da­kika onceden gelmiş olurdu. Yakla­şık on beş dakikalık “memleket mesele­leri” uzerine sohbetten sonra, sade­de gelinir ve gundemin birinci mad­desine gecilirdi.

2- Gundeme mutlaka sÂdık kalınırdı. Başka cok onemli bir mesele ortaya atılacak olursa, uzerinde calışılması ve gelecek toplantının gundemine alınması tavsiye edilirdi.

3- Muzakere sırasında konu dışına cı­kılmaz ve asla ikili konuşulmazdı.

4- Kimse birbirinin sozunu kesmezdi. Yaş veya makam bakımından daha aşağıda olanların fikirleri sonuna kadar dinlenir, “ben bilirimciliğe” prim verilmezdi. Herkesin, her şeyi daha iyi bilebileceği varsayılırdı. Kimsenin sozu ağzında kalmazdı.

5- Başkan dÂhil, hic kimse gelişiguzel toplantıyı terk edip dışarı cıkmaz, icecek servisi dışında kapı acılıp ka­panmazdı. İstisnalar dışında, telefon konuşması icin toplantı terk edil­mez; odanın icinde ise asla telefon goruşmesi yapılmazdı.

6- Şirket performansı gozden gecirilir­ken, yonetim tenkit edilir, fakat yapıcı olmaya calışılırdı. Ne meselelerin ustu ortulur, ne de pire icin yorgan yakılırdı. Yonetime verilen talimatlar kısa ve net olur, hicbir belirsizliğe meydan verilmezdi.

7- Başta başkan olmak uzere, butun katılımcılar muhataplarını dinleme­sini bilirlerdi. Hatta coğunlukla şir­ket yoneticilerini konuşturup, gercek gidişatı anlamaya calışırlardı. İki toplantı arasında da yonetimin ver­diği bilgilerin tetkiki icin, gerekiyorsa şirkette ozel araştırma yaptırılırdı.

8- Şirket politikaları ve atılacak adımlar uzerinde net anlaşma sağlanırdı. Ortaklardan birinin kafasına yatma­yan bir husus olduğu zaman, karar verilmiş gibi olsa bile, tekrar ele alı­nır ve mutlaka gonullu bir konsen­suse (fikir birliğine) ulaşılırdı. Karar­larda belirsiz bir noktanın kalma­masına azami gayret gosterilirdi.

9- Toplantı uc saat icinde bitirilirdi. Şir­ket yoneticileriyle baş başa konuş­mak isteyenler, toplantıdan sonra goruşurlerdi.

10- Bir sonraki toplantının tarihi ve gundem maddelerinden bazıları tespit edilirdi.

Ozetlersek, Sabri Ulker kararlı, odak­lanmış, durustluğu bir ideal haline ge­tirmiş, hayırsever, mÂneviyatı guclu, işleri iyi planlayan, ortak ve yoneticile­riyle verimli toplantılar yaparak sureci ve dolayısıyla işin hem sorumluluğunu hem de başarısını onlarla paylaşan bir iş adamıydı.”[1]

[1] Salih Tuğ-Mustafa Ozel, “Sabri Ulker”, 40 Vakıf İnsan icinde, s. 219-220.

Kaynak: Adem Ergul, 365 Lider Davranış, Erkam Yayınları
İslam ve İhsan