Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP), finans, insan kaynakları, satın alma, dağıtım ve diğer departmanlar arasında iş sureclerini standartlaştıran, kolaylaştıran ve entegre eden bir entegre yazılım uygulamaları sistemidir. ERP sistemleri tek bir veritabanı uzerinde calışan ortak veri tanımlarını kullanan entegre bir yazılım platformunda calışır.
ERP ’ler başlangıcta uretim şirketleri icin tasarlanmıştı, ancak o zamandan beri hizmet endustrileri, yuksek oğrenim-konaklama-sağlık hizmetleri, finansal hizmetler ve devlet kurumlarına doğru genişledi. Her sektorun kendi ERP ozellikleri vardır. Orneğin, devlet ERP ’si geleneksel satın alma yerine sozleşme yaşam dongusu yonetimini (CLM) kullanır ve GAAP yerine devlet muhasebe kurallarını izler. Bankaların, cekleri, kredi kartlarını, banka kartlarını ve diğer aracları mutabık kılmak icin arka ofis odeme surecleri vardır.
ERP sistemleri, kurumsal verimliliği ve etkinliği ceşitli şekillerde iyileştirir. Finansal bilgileri tek bir sisteme entegre ederek, ERP sistemleri bir kuruluşun finansal raporlamasını birleştirir. Ayrıca sipariş yonetimini entegre ederek sipariş almayı, uretimi, envanteri, muhasebeyi ve dağıtımı cok daha basit ve daha az hataya acık bir surec haline getiriyorlar.
Coğu ERP, muşteri etkileşimlerini izlemek icin muşteri ilişkileri yonetimi (CRM) araclarını da icerir, boylece muşteri davranışı ve ihtiyacları hakkında daha derin icgoruler sağlar. Ayrıca, uretim ve destek sureclerini standartlaştırıp otomatikleştirebilir ve bir kuruluşun farklı iş birimleri genelinde tedariki birleştirebilirler.

ERP sistemleri ayrıca zaman raporlama, harcama takibi, eğitim, beceri eşleştirme ve benzerleri icin standartlaştırılmış bir İK platformu sağlayabilir ve bir kuruluşun finans, İK ve tedarik zinciri genelinde devlet duzenlemeleri icin gerekli raporlamayı dosyalama becerisini buyuk olcude geliştirebilir.
İyi ERP sistemleri, işletmelerin neredeyse her iş surecini tamamlamak icin gereken zamanı azaltmasını sağlar. Ayrıca, ortak veri tanımları etrafında duzenlenmiş paylaşılan veriler aracılığıyla işbirliğini teşvik ederek daha iyi karar vermeyi sağlarlar.
ERP sistemlerinin sunduğu standardizasyon ve basitleştirme, daha az katı yapıya neden olur, boylece işbirliği potansiyelini artırırken hızlı bir şekilde adapte olabilen daha cevik bir işletme yaratır. Bir ERP sistemi merkezileştirilmiş veritabanı, daha buyuk bir hedef olmasına rağmen, yuzlerce sisteme dağılmış verilerden daha kolaydır.
ERP Sistemlerinin Temel Ozellikleri ERP sistemlerinin olceği, kapsamı ve işlevselliği buyuk olcude değişir. Bununla birlikte, coğu ERP yazılımı aşağıdaki ozelliklere sahiptir.
Kurumsal capta entegrasyon İş surecleri, departmanlar ve iş birimleri arasında uctan uca entegre edilmiştir. Orneğin, yeni bir sipariş otomatik olarak bir kredi kontrolu başlatır, urun kullanılabilirliğini sorgular ve dağıtım programını gunceller. Sipariş sevk edildikten sonra fatura gonderilir.
Gercek zamanlı işlemler Yukarıdaki ornekteki işlemler, siparişin alınmasından sonraki birkac saniye icinde gercekleştiğinden, sorunlar hızlı bir şekilde tespit edilerek satıcıya durumu duzeltmesi icin daha fazla zaman verilir.
Ortak veritabanı Ortak bir veritabanı, her departmanın aynı tanımı kullanarak kurum icin verilerin bir kez tanımlanmasını sağlar. Bazı ERP sistemleri, performansı artırmak icin fiziksel veritabanını boler.
Tutarlı gorunum İlk ERP satıcıları, tutarlı bir kullanıcı arayuzune sahip yazılımın eğitim maliyetlerini duşurduğunu ve daha profesyonel gorunduğunu fark etti.
En İyi ERP Yazılımı Herhangi bir sektorde, endustri deneyimi olan bir ERP tedarikcisi secmek onemlidir. Bir tedarikciyi yeni bir endustrinin nuansları hakkında eğitmek cok zaman alır.
En iyi ERP uygulamalarının coğu, iş vakasına sponsor olan, devam etmek icin onay alan, ilerlemeyi izleyen, yonlendirme komitesine başkanlık eden, yol engellerini ortadan kaldıran ve faydaları yakalayan bir yonetici sponsor tarafından yonetilir.
CIO (Chief Information Officer), mevcut sistemlerle entegrasyona, veri gecişine ve altyapı yukseltmelerine yeterli dikkatin verilmesini sağlamak icin yonetici sponsorla yakın işbirliği icinde calışır. CIO ayrıca yonetici sponsora zorluklar hakkında tavsiyelerde bulunur ve yonetici sponsorun ERP uygulamalarında uzmanlaşmış bir firma secmesine yardımcı olur.

ERP uygulamaları yeni iş surecleri, roller, kullanıcı arayuzleri ve iş sorumlulukları ile sonuclandığından, yonetici sponsora bir organizasyonel değişim yonetimi yoneticisi tarafından da tavsiye verilmelidir. Organizasyonel değişim yonetimi, kuruluştaki herkesin ERP ’nin işleri uzerindeki etkisini anlamasına yardımcı olabilir.
Coğu durumda, bu desteği bir ic yoneticiden ziyade bir organizasyonel değişim yonetimi firması sağlar. Programın yonetici ekibine raporlama, bir iş proje yoneticisi ve bir BT proje yoneticisi olmalıdır. Kuruluş, bir ERP entegrasyon firması veya bir organizasyonel değişim yonetimi uzmanını işe almışsa, proje yoneticileri cekirdek program yonetimi ekibinin bir parcası olmalıdır.
ERP Nasıl Yapılandırılır? Coğu ERP uygulayıcısı, ERP uygulamalarını şu şekilde yapılandırır:
1. Onay alma Yonetici sponsor, onay icin gerekli olan herhangi bir belgenin oluşturulmasını denetler. Genellikle iş vakası olarak adlandırılan bu belge genellikle aşağıdakileri icerir.
– Problem tanımı
– Programın amaclarının ve kapsamının acıklaması
– Varsayımlar
– Uygulama maliyetleri
– Uygulama takvimi
– Geliştirme ve operasyonel riskler
– Ongorulen faydalar
İş vakası tamamlandıktan sonra, yonetici sponsor, iş vakasını, para harcamak ve personeli ERP ’yi uygulamaya yonlendirmek icin resmi onay icin uygun ust duzey yonetici grubuna sunar.
2. Programı planlama İş senaryosu icin oluşturulan ust duzey zaman cizelgesi, daha sonra aşağıdaki adımları iceren bir calışma planına donuşturulur:
Ekip uyelerini kesinleştirme: Kilit şirket ici bireyler isimleriyle tanımlanmalıdır. Diğer gerekli personel rollerine gore belirlenmelidir. Harici ortakların secilmesi gerekiyor. Tipik ortaklar şunları icerir: ERP uygulama uzmanları, organizasyonel değişim yonetimi uzmanları ve teknik uzmanlar.
Sozleşmeleri tamamlama: Yeni yazılım, teknoloji ve hizmetler icin sozleşmeler sonuclandırılmalıdır.
Altyapı yukseltmelerini planlama: Şirket ici ERP sistemleri genellikle daha hızlı işlemciler, ek depolama ve gelişmiş iletişim gerektirir. Bazı kuruluşlar, bir bulut ERP kullanarak altyapı yukseltmelerini en aza indirebilir. Ancak bulut ERP ’leri bile altyapı yukseltmeleri gerektirebilir.
Bir calışma planı ve zaman cizelgesi oluşturma: Gorevler, bağımlılıklar, kaynaklar ve zamanlamanın mumkun olduğunca spesifik yapılması gerekir.
3. Yazılımı yapılandırma Bu en buyuk, en zor aşamadır. Başlıca adımlar şunları icerir:
Boşlukları analiz etme Mevcut iş sureclerindeki boşlukları anlamak ve uygulamaları desteklemek, proje ekibinin iş sureclerinin yazılıma uyacak şekilde nasıl değiştirileceğini belirlemesine yardımcı olur.
Parametreleri yapılandırma ERP yazılımındaki parametreler, yeni iş sureclerini yansıtacak şekilde ayarlanır.
Gerekli programlamayı tamamlama İdeal olarak, ERP yazılımı icin herhangi bir değişikliğe gerek yoktur. Ancak, diğer sistemlere arayuzler veya veri gecişi icin bazı programlama gerekebilir.
Verileri taşıma Ekip, veri tanımlarını standartlaştırır ve mevcut dosyaları veri butunluğu, kalitesi ve fazlalığı acısından inceler. Son olarak, mevcut veriler temizlenir ve yeni ERP ’ye taşınır.
Deneme sistemi Sistem, gerekli işlevselliği ve gerekli yanıt vermeyi sağladığından emin olmak icin test edilir.
Belge sistemi Gerekli fonksiyonel ve teknik dokumantasyon oluşturulur. Tipik olarak, satıcı, kurumsal standartlara gore uyarlanabilen belgelere sahiptir.
Altyapıyı yukseltme Gerekli yukseltmeleri tamamlama aşamasıdır.
4. Sistemi Dağıtma Yeni sistem uretilirken son kesimden once birden fazla faaliyetin tamamlanması gerekir. Bunlar şunları icerir:
Tum personelin sistemi calıştırmak icin eğitilmesi ve erişim haklarının verilmesi gerekir.
ERP faaliyete gectikten sonra soruları yanıtlamak ve sorunları cozmek icin bir destek ekibine ihtiyac duyulacaktır.
Sistemi test etmek: Yeni sistemin guvenli, duyarlı ve iş senaryosunda acıklanan işlevselliği sağladığından emin olmak icin kapsamlı bir şekilde test edilmesi gerekir.
Yayına almak: Yonetici, yeni ERP ’nin hazır olduğundan emin olduktan sonra, kuruluşun eski sistemden yeni sisteme gecmesi gerekir.
ERP ’nin Gizli Maliyetleri
Proje planlama sırasında genellikle hafife alınan dort faktor şunları icerir:
İş sureci değişikliği maliyetleri Coğu insan, bir sistem analisti olmadıkları veya daha iyi sistemlere sahip farklı bir kuruluşta calışmadıkları surece mevcut ortamda calışmaktan memnundur.
Orgutsel değişim yonetimi Surec iyileştirmeleri işletmeleri daha verimli ve etkili hale getirse de, değişim tum organizasyon duzeylerinde belirsizlik yaratır. Resmi bir organizasyonel değişim yonetimi programı, personeli rahatlatır ve değişiklikleri kabul etmelerine yardımcı olur.
Veri taşıma maliyetleri Bir ERP uygulamasından once, işletmelerin sık sık cakışan veritabanları ve zayıf duzenleme kuralları vardır.
Ozel yazılımların maliyetleri İşletmeler yıllardır ERP ’leri ozelleştirerek ilerlemiş olsalar da, bu kotu bir uygulama olmaya devam ediyor. Ozelleştirme, kullanıcılar ek ozellikler talep ettikce uygulama maliyetini onemli olcude artırır. Garantiyi gecersiz kılar. Yukseltmeleri zorlaştırır; ozel kod genellikle satıcı her yeni surum yayınladığında değişiklik gerektirir. Son olarak, coğu işletme, maliyeti hafife almaktadır; Başlangıc ​​maliyetini tahmin eden kuruluşlar bile yeni surumlere geciş maliyetini nadiren planlarına dahil eder.
ERP Projeleri Neden Başarısız Olur? ERP projeleri, diğer projelerin başarısız olduğu bircok nedenden dolayı başarısız olur. En yaygın neden, organizasyonun tamamında saygı gosteremeyen, projeyle ilgilenmeyen veya diğer sorumluluklardan rahatsız olan etkisiz bir yonetici desteğidir. Başarısız olmanın diğer nedenleri arasında kotu tanımlanmış program hedefleri, zayıf proje yonetimi, yetersiz kaynaklar vb. sayılabilir.

Herhangi bir yeni program direnc oluşturabilirken, bu ERP ’lerde daha yaygındır. Uzak iş birimleri, bir ERP tarafından empoze edilen finansal veya diğer standardizasyonu, genel merkezin saha uzerindeki kontrolu artırma cabası olarak gorur. Yeni sistemin faydalarını acıklamak icin aktif bir kampanya olsa bile, sahada uygulamayı olabildiğince yavaşlatan insanlar cok olur. ERP ’yi destekleyen gruplar bile, uygulama ekibi yetersiz destek sağlarsa veya kaba-tepkisiz olarak algılanırsa hayal kırıklığına uğrayabilirler.
Hayal kırıklığına uğramış taraftarlar kendilerine uygun destek sunulmadıklarını hissettiklerinde kısır eleştiriler ortaya cıkabilir.