Sicil raporlarının doldurulması ile usul ve esaslar ve sicil raporları ile ilgili karşılaşın problemlere yonelik Sitemiz Uzmanlar ekibinin onerdiği cozumler bu bolumde yer almaktadır. Devlet memurlarının sicil raporları, Devlet Memurları Sicil Yonetmeliği cercevesinde doldurulmaktadır. Buna gore bu yonetmelik; 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun değişik 1 nci maddesinin 1 nci fıkrası kapsamına giren memurlar hakkında uygulanır. Yani bu yonetmelik; Genel ve Katma Butceli Kurumlar, Il Ozel Idareleri, Belediyeler, İl Ozel Idareleri ve Belediyelerin kurdukları birlikler ile bunlara bağlı doner sermayeli kuruluşlarda, kanunlarla kurulan fonlarda, kefalet sandıklarında veya Beden Terbiyesi Bolge Mudurluklerinde calışan memurlar hakkında uygulanmaktadır.
Ayrıca bu Yonetmelik hukumleri, aylıklarını 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun ek gecici maddelerine gore alan memurlar hakkında da uygulanmaktadır.
Bu yonetmelik cercevesinde;

Sicil Raporu:
Sicil amirlerinin, mesleki ehliyetin belirlenmesini sağlayan soruları not usuluyle, şahsiyetle ilgili konuları mutalaa şeklinde değerlendirerek memurların mesleki ehliyetleriyle şahsi meziyet ve kusurlarını belirledikleri Yonetmeliğe ekli forma gore yapılan değerlendirmeyi ifade etmektedir.
Sicil Amiri:
657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 112 nci maddesinde ongorulduğu şekilde yururluğe konulan yonetmelikler gereğince sicil raporlarını ilk (birinci), ikinci ve ucuncu derecede yetkili olarak doldurmakla gorevlendirilen amirleri, ifade etmektedir.
Atamaya Yetkili Amir:
Atama usul ve esaslarını belirleyen mevzuat hukumleriyle atama yetkisi tanınan memurları muşterek kararla veya Bakanlar Kurulu Kararı ile atanan memurlar bakımından ise inha eden makamı, ifade etmektedir.
En Ust Yonetici:
Başbakan ve Bakanları; Başbakanlık ve Bakanlıklarda Musteşarı; bağlı veya ilgili kuruluşlarda bunların başında bulunan Musteşar, Başkan, Genel Mudur, Genel Sekreter ve Muduru; 2547 sayılı Yuksekoğretim Kanununa tabi kurumlar bakımından ozel yonetmeliklerinde belirtilenler, Sicil Raporlarının Muhafazası ile Gorevli Makamlarla ilgili hususların uygulanmasıyla ilgili olarak da kurumların, bolge, il ve ilcelerdeki taşra teşkilatının başında bulunanları, ifade eder.
Memur Kutuğu ve Memur Cuzdanı
Kamu kurumlarına memur olarak atananlar kurumlarca tutulan memur kutuklerine kaydedilir. Her memura ayrı bir numara verilir.
Kutuğun her memura ait bolumune, memurun adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, oğrenimi, kadrosu, işe başlama ve işten ayrılma tarihi ve sebebi kaydedilir. Memur kutukleri ozluk işleri birimlerince tutulur. Kurumlarca her memura kimlik belgesi olarak kullanılmak uzere memur cuzdanı verilir. Memur cuzdanında memurun adı, soyadı, doğum yeri, doğum tarihi ve gorevi belirtilir.
Herhangi bir sebeple kurumdan ayrılanların memur cuzdanları geri alınır.
Ozluk Dosyası
Her memur icin kurumlarınca bir ozluk dosyası duzenlenir. Bu dosyada memurun adı ve soyadı, kutuk sıra numarası, doğum yeri ve tarihi, cinsiyeti, medeni hali, nufus huviyeti cuzdanı ile oğrenim belgesinin dairece tasdik edilmiş suretleri, bakmakla yukumlu olduğu kimseler, oğrenim durumu, bildiği yabancı diller ve derecesi, yaptığı lisansustu eğitimi, staj ve incelemeleri, sınıfı, derece ve kademesi, mecburi hizmetleri, askerlik durumu, adaylık ve asli memurluğa atanma ve işe başlama tarihi, derece ve kademe ilerlemeleri, imtihan başarı dereceleri, sınıf ve yer değişiklikleri, hizmetici eğitim durumu, siciline işaretlenmek uzere kendisi tarafından verilen yayın ve eserleri, aldığı takdirname ve oduller, hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına dair evrak ve verilen disiplin cezaları, herhangi bir suctan dolayı hakkında dava acılmış ise hukumluluk (affedilmiş olsalar bile) men'i muhakeme veya beraat kararı; sağlık durumuna, gorevden uzaklaştırma, yaptığı fahri hizmetler, aldığı izinlere ait bilgi ve belgeler ile memurluğa alınırken istenen diğer belgeler bulunur.
Bu Yonetmeliğin uygulanmasında ozluk dosyaları memurların sicillerinin bir parcası sayılır; gizli sicil raporlarının doldurulması esnasında ilgili sicil amirlerince incelenebilir.
Sicil Dosyası
Her Devlet memurunun bir sicil dosyası bulunur. Sicil dosyalarına sicil amirlerince duzenlenen gizli sicil raporları ile varsa mufettişler tarafından verilen denetleme raporları, mal beyannameleri, vali ve kaymakamlarca duzenlenen ek sicil raporları konulur. Burada gorulduğu uzere ozluk dosyası ile sicil dosyası birbirinden farklıdır.


Gizli Sicil Raporlarının Doldurulmasına Dair Usul ve Esaslar
1- Sicil Raporlarının Doldurulma Zamanı
a)Asil memurların Sicil Raporlarının Doldurulma Zamanı: Gizli sicil raporları her yılın Aralık ayının ikinci yarısı icinde doldurulur. Raporların ilgililerce en gec 31 Aralık gunu, tatile rasladığı takdirde muteakip calışma gunu mesai saati sonuna kadar bunları muhafaza ile gorevli makamlara teslim edilmesi şarttır. Her ne sebeple olursa olsun sicil raporlarını birinci fıkrada belirtilen tarihlerden sonra teslim edenler hakkında idari soruşturma acılır.
b)Aday memurların Sicil Raporlarının Doldurulma Zamanı: Aday memurların sicil raporları işe başladıkları tarihi takip eden birinci yılın dolmasından sonraki 15 gun icinde, 2 yıl sure ile adaylığa tabi tutulan aday memurların ikinci yıl sicilleri aynı şekilde doldurulur.
Bir yıldan cok iki yıldan az bir sure ile adaylığa tabi tutulan memurların ikinci sicil raporları, adaylıklarının kaldırılmasının soz konusu olduğu tarihte doldurulur.
Sicil Raporu Doldurmak İcin Gerekli Sure
Haklarında sicil raporu duzenlenecek memurların, değerlendirilmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında en az altı ay calışmış olmaları şarttır. Uc sicil amiri bulunan memurlar hakkında sicil verecek amirlerden bir veya ikisinin bulunmaması halinde mevcut amirlerin raporuna itibar edilir.
İki sicil amiri bulunan memurlar hakkında da yukarıdaki fıkrada belirtilen durumda birinci veya ikinci sicil amirinin dolduracağı sicil raporu o yıl icin gecerli sayılır. Bir sicil amiri bulunan memurlar hakkında o sicil amirinin değerlendirmesine gore işlem yapılır.
Sicil amirlerinin hicbirinin bulunmaması veya sicil verecek sure gorevde kalmamaları halinde sicil raporları sonradan goreve atananlar veya vekilleri tarafından uc aylık bir surenin sonunda derhal doldurulur. Bu uygulama sonunda da memura o yıl icin sicil raporu verme imkanı bulunmazsa sicil raporu, duzenleme doneminde uc aydan az olmamak uzere memurla en fazla calışan sicil amiri tarafından doldurulur.
Sicil amirinin yanında calışırken alınan mazeret izinleri ile yıllık izinler ve doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık izinleri, hizmetici eğitimde gecen sureler, sicil raporu duzenlenmesi icin gereken 6 aylık sureye dahildir. Şu kadar ki amirin yanında 3 ay fiilen calışmış olmak şarttır. Hizmetici eğitimin veya hastalığın sicil raporu doldurmak icin gerekli surenin gecmesine imkan vermeyecek kadar uzun surmesi ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının bulunmaması halinde, bir defaya mahsus olmak uzere geriye doğru en cok uc yılın sicil notlarının ortalaması esas alınır.
Gorevden Ayrılış Halinde Sicil Raporlarının Doldurulması
Bir gorevde 6 ay veya daha fazla bir sure bulunup başka goreve atananların sicil raporları, bunların atanmalarından onceki sicil amirlerince ayrıldıkları tarihi takip eden onbeş gun icinde doldurulur ve yeni gorev yerlerine gonderilmek uzere ilgili makamlara teslim edilir.
Sicil raporlarının doldurulma zamanı gelmeden ve yeni sicil amirine sicil raporu doldurmak icin yeterli sure kalmadan gorevlerinden ayrılan sicil amirleri en az 6 ay beraber calıştıkları memurların sicil raporlarının kendilerine ait bolumu, gorevlerinden ayrılmadan once doldurarak sicil raporlarını saklamakla gorevli makamlara teslim ederler.
Sicil Raporlarının Doldurulmasında Uygulanacak Not Usulu ve Notların Derecelendirilmesi
Sicil amirleri, sicil raporunun memurların mesleki, yoneticilik ve yurt dışı gorevlerdeki ehliyetlerinin belirlenmesini sağlayan soruların herbirini, ihtiva ettikleri unsurları esas almak suretiyle 100 tam not uzerinden değerlendirir ve sorulara verdikleri notların toplamını soru sayısına bolerek memurların sicil notunu tespit ederler. Her bir sicil amirince bu şekilde belirlenen sicil notlarının toplamının sicil amiri sayısına bolunmesi sureti ile de memurların sicil notu ortalaması bulunur ve buna gore sicil notu ortalaması:
a) 60' dan 75'e kadar olanlar orta,
b) 76' dan 89'a kadar olanlar iyi,
c) 90' dan 100'e kadar olanlar cok iyi,
derecede başarılı olmuş, olumlu; 59 ve daha aşağı not alanlar ise yetersiz gorulmuş, olumsuz sicil almış sayılır.
Sicil notu ve ortalaması hesaplanırken kesirler tam sayıya tamamlanır. Hizmet ozelliklerinin gerektirmesi ve Devlet Personel Başkanlığının olumlu goruşunun alınması kaydıyla, kurumlar Devlet Memurları Sicil Raporunun Sicil Amirlerinin Memurun Mesleki Ehliyeti Hakkında Notlar bolumune soru ilave edebilirler. İlave edilen sorular da 100 not uzerinden değerlendirilir.
Memurların Genel Durum ve Davranışlarının Değerlendirilmesi
Sicil amirleri sicil raporunu doldurdukları her memuru;
a) Dış gorunuşu (Kılık, kıyafet),
b) Zeka derecesi ve kavrayış kabiliyeti,
c) Azim ve sebatkarlık, durustluk, sır saklamada guvenirlilik ve beşeri munasebetlerdeki başarısı,
d) Alkol, kumar, vb. alışkanlıkları memuriyetle bağdaşmayacak olcude surdurme gibi halleri,
e) Guvenilir olmama, şahsi menfaatlerini aşırı olcude duşunme, yalan soyleme, dedikodu yapma, kıskanclık, kin tutma gibi kotu huy ve davranışları, bakımından genel bir değerlendirmeye tabi tutarlar. Sicil doneminde edinilen bilgi ve muşahadelerden yararlanılarak yapılacak değerlendirme sonuclarına gore memurların olumlu ve olumsuz yonleri, kusur ve noksanları hakkındaki duşunceler sicil raporunun şahsiyet değerlendirilmesine ait bolumune ayrı, ayrı acık ve gereğine gore kısa veya teferruatlı olarak yazılır. Sicil amirlerinin memurların genel durum ve davranışları hakkındaki duşunceleri, not takdirlerinde dikkate alınır.
Sicil Raporlarının Dolduruluş Şekli
Sicil raporları onceden hazırlanan musvettelerden yararlanılarak herhangi bir silinti ve kazıntı yapılmaksızın doldurulur. Musvetteler imha edilir. Fazla ve yanlış yazılan kelime veya notlar okunulacak surette cizilerek doğrusu yazıldıktan sonra keyfiyet imza ile tevsik edilir.
Sicil amirleri tesbit edecekleri sicil notunu kendileri hesaplayarak sicil raporunun ilgili bolumune yazarlar. Memurların sicil notu ortalamaları, ozluk işleriyle gorevli birimlerin başında bulunan amir veya en yakın yardımcıları, boyle bir birim yoksa ozluk işleriyle gorevli memurlardan en ust yoneticiler tarafından secilenlerce hesaplanarak sicil raporunun ilgili bolumune yazılır.
Sicil Amirinin Sorumlulukları
Sicil amirleri sicil raporlarını itinalı, doğru ve tarafsız bir şekilde duzenlerken; Devlete sadakat ve bağlılığı, memuriyet sıfatının gerektirdiği şeref ve itibar ile hizmetlerin suratli ve ekonomik bir şekilde yurutulmesini; guvenilir ve yetenekli memurların yukselmelerini, diğerlerinin ise kamu hizmetlerinden uzaklaştırılmaları gerektiğini esas alır.
Sicil amirlerinin maiyetlerinde calışan memurları değerlendirmedeki başarıları ust sicil amirleri tarafından kendisinin değerlendirilmesinde de dikkate alınır. Garez veya ozel amacla sicil raporlarını gerceğe aykırı doldurdukları anlaşılan sicil amirlerinin cezai sorumlulukları saklıdır.
Değerlendirmelerin Genel Niteliği ve Gecerli Sayılmayacağı Haller
Her derecedeki sicil amirlerinin 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve Yonetmelik hukumlerine uygun olarak memurlar hakkında sicil raporlarında yaptıkları değerlendirmeler birbirinden bağımsız ve Yonetmelik hukumlerine gore etkili ve gecerlidir. Memurların sicil notu sicil amirlerince takdir olunan notların aritmetik ortalamasına gore tesbit edilir. Ancak birinci ve ikinci sicil amirlerince yapılan değerlendirmelerin memurun sicilinin olumlu veya olumsuz olmasına tesir etmesi veya ortalama sicil notu aralarında 10 veya daha fazla fark olması halinde varsa ucuncu sicil amirinin kanaatına muracaat edilir ve ucuncu sicil amirinin değerlendirmesi esas alınır.
Ucuncu sicil amiri bulunmadığı takdirde ikinci sicil amirinin değerlendirmesi ile iktifa edilir. Bir sicil amirinin bulunması halinde birinci sicil amirinin değerlendirmesine gore işlem yapılır.
Garez veya ozel maksatla memur hakkında gerceğe aykırı değerlendirme yaptığı anlaşılan sicil amirinin değerlendirmesi gecersiz sayılarak memur hakkında varsa diğer sicil amir veya amirlerinin değerlendirmesine gore, yoksa o sicil doneminde son uc yılın aritmetik ortalaması esas alınarak buna gore işlem yapılır. Gerceğe aykırı olarak memur lehine yapıldığı anlaşılan değerlendirmeler de gecersiz sayılır. Bu takdirde de diğer değerlendirmelere; başka değerlendirme yapılmamışsa memurun son 3 yıla ait sicil raporlarının; hakkında daha az sayıda sicil raporu doldurulmuş olanların mevcut sicil raporlarının ortalamasına gore işlem yapılır.
Yetersiz Memurların Uyarılmaları ve Uyarılan Memurların İtiraz Hakkı
Devlet memurlarının yetersizlikleri halinde, sicil raporlarında yazılı bulunan kusur ve eksiklikleri, uyarılmaları bakımından, bu duruma sebep olan kusur ve noksanlarını gidermeleri icin, sicil raporlarının bunların muhafazası ile gorevli makamlara en son teslim tarihini takip eden bir ay icinde, atamaya yetkili amirlerce gizli bir yazı ile uyarılırlar.
Uyarılan memurlar, uyarı yazısını tebelluğ ettikleri tarihi takip eden 1 ay icinde atamaya yetkili amirlerine itirazda bulunabilirler.
Uyarı ve İtirazlara Dair Usul ve Esaslar
İtirazlar, sadece uyarı yazısında belirtilen kusur ve noksanlara karşı yazılı olarak yapılır. İtirazlar atamaya yetkili amirlerce veya bunların gorevlendirecekleri ve itiraz edilen değerlendirmeyi yapan sicil amirleriyle aynı veya daha ust derecede bulunan bir memur tarafından incelenebilir. İnceleme, gereğine gore memurun ozluk ve sicil dosyası ile konuyla ilgili diğer belgeler tetkik edilerek tamamlanır.
İnceleme sonucuna gore atamaya yetkili amir kararını inceleme icin kendisine verildiği tarihten itibaren iki ay icerisinde ilgiliye bildirir.
İki Defa Ust Uste Olumsuz Sicil Alanlar
İki defa ust uste olumsuz sicil alan memurlar başka bir sicil amirinin emrine atanırlar, burada da olumsuz sicil almaları halinde memuriyetle ilişkileri kesilerek haklarında T.C. Emekli Sandığı Kanunu hukumleri uygulanır.
Ozluk İşleri İle Gorevli Birim ve Memurların Sorumlulukları
Sicil raporlarının 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile bu Yonetmelik hukumlerine uygun olarak doldurulması ve sicillerle ilgili butun işlemlerin mer'i hukumlere gore yurutulmesinden kurumların ozluk işleri ile gorevli birimleri, boyle bir birimin bulunmaması halinde bu işle gorevlendirilen memurlar sorumludurlar.
Yukarıda sayılan birim ve gorevliler kendilerine teslim edilen sicil raporlarını, bu Yonetmelikte belirtilen en son teslim tarihlerini takip eden 15 gun icinde, sicil amirlerinin not ve mutalaası ile yaptıkları değerlendirmeler dışında, her yonuyle inceleyerek tespit ettikleri noksanlıkların giderilmesini temin ederler.
Bu işle gorevlendirilenlerin gizliliğe riayetleri, edindikleri bilgileri acıklamamaları şarttır. Bu esaslara uymadıkları tesbit edilenler 657 sayılı Kanuna gore cezalandırılmakla beraber bir daha aynı gorevlerde calıştırılamazlar.
Gizliliğe Riayet
Memurların sicilleri ile ilgili her turlu yazışma, evrak ve belgelerin sevkinde ve sicil raporlarının muhafazasında (Gizli ve Kişiye Ozel) işaretli zarfların kullanılması şarttır. Sicil raporları sicil dosyalarıyla birlikte kilitli dolaplarda muhafaza edilir.
Sicil Dosyalarını İnceleyebilecek Yetkililer
Başbakan, bakanlar, atamaya yetkili amirler, valiler, kurumların merkez teşkilatının en ust yoneticileri ve kaymakamlar, başında bulundukları teşkilatta gorevli butun memurların sicil dosyalarını inceleyebilirler. Ozluk işleri biriminde calışanlarda dosyaları inceleyebilirler.
Vali ve Kaymakamların Sicil Amiri Oldukları Memurlar
Valiler; vali yardımcıları ile kaymakamların, il idare şube başkanlarının, il merkezinde gorevli genel ve ozel kolluk amirlerinin birinci; il idare şube başkanlarının birinci sicil amiri oldukları memurların ikinci ve ikinci sicil amiri oldukları memurların ise ucuncu derecede sicil amiridirler.
Kaymakamlar; ilce idare şube başkanları ile ilcede gorevli genel ve ozel kolluk amirlerinin birinci; ilce idare şube başkanlarının birinci sicil amiri oldukları memurların ikinci ve ikinci sicil amiri olduklara memurların ise ucuncu sicil amiridirler.
Valilerin 1 inci sicil amiri olmaları halinde 2 nci sicil amiri Bakanlıklarda Musteşar veya bakan, bağlı veya ilgili kuruluşlarda Musteşar, başkan veya genel mudurlerdir.
Kaymakamların 1 inci sicil amiri olmaları halinde 2 nci sicil amiri vali, il idare şube başkanının 2 nci sicil amiri olması halinde ise 3 uncu sicil amiri mutlaka vali olur.
Bolge mudurlerinin birinci sicil amiri bolge kuruluşunun merkezinin bulunduğu ilin valisidir. Bolge kuruluşuna dahil diğer illerin valileri luzum gordukleri takdirde bolge mudurleri hakkında ek sicil raporu duzenleyerek ilgili kurum merkezine gonderebilirler. Ek sicil raporları ilgili bolge mudurunun sicil notu ortalamasının tesbitinde gozonunde tutulur.
Bolge kuruluşu bulunan kurumlar sicil amirleri yonetmeliklerini kaymakamların ilcede, valilerin ise illerin merkezinde gorevli bolge memurlarının gereğine gore birinci, ikinci veya ucuncu derecede sicil amiri olmalarını sağlayacak şekilde duzenlemek mecburiyetindedirler.
Taşra teşkilatı 5442 sayılı İl İdaresi Kanununda belirtilen esaslardan farklı olarak 27/9/1984 tarihli ve 3046 sayılı Kanun ile ozel kanunlardaki hukumlere gore kurulmuş olan kamu kurum ve kuruluşlarının da yukarıdaki fıkra hukmune uymaları mecburidir.
Valiler il, kaymakamlar ilce hudutları dahilinde gorevli, sicil amiri olmadıkları memurlardan hizmette yetersiz veya başarılı gordukleri hakkında da ek sicil raporu duzenleyerek, memurun sicil raporu nezdinde saklanan amirine gonderirler. İlgili memurun yıl sonunda sicil notu ortalamasının tesbiti sırasında vali veya kaymakamca duzenlenmiş ek sicil raporundaki sicil notu da gozonunde tutulur.
Bakanlar Kurulunca belirlenen kurumların bolge kuruluşlarında gorevli memurları hakkında kurumların ozel yonetmeliklerindeki hukumler uygulanır.
Bu Yonetmelik kapsamına giren memurların 1985 yılına ait sicil raporlarında yeterlikle ilgili soruların değerlendirilmesinde her pekiyi icin 11, her iyi icin 9, her orta icin 8 ve her zayıf icin de 5, not esas alınmak suretiyle tespit edilen toplam not 1985 yılı sicil notu sayılır.



Sicil Raporlarının Doldurulmasında Karşılaşılan Sorunlar
1-Sicil amirinin yanında 3 ay fiilen calışma koşulunu yerine getirmeyen kamu gorevlilerinin sicilinin doldurulması nasıl olacaktır.
Danıştay 8.Dairesinin E.1995/2664,K.1997/4231 Kararında bu husus acıklığa kavuşturulmuştur. Buna gore; Devlet Memurları Sicil Yonetmeliğinin 13.maddesinde; Haklarında sicil raporu duzenlenecek memurların, değerlendirilmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında en az altı ay calışmış olmaları şarttır.
Uc sicil amiri bulunan memurlar hakkında sicil verecek amirlerden bir veya ikisinin bulunmaması halinde mevcut amirlerin raporuna itibar edilir. İki sicil amiri bulunan memurlar hakkında da yukarıdaki fıkrada belirtilen durumda birinci veya ikinci sicil amirinin dolduracağı sicil raporu o yıl icin gecerli sayılır. Bir sicil amiri bulunan memurlar hakkında o sicil amirinin değerlendirmesine gore işlem yapılır. Sicil amirlerinin hicbirinin bulunmaması veya sicil verecek sure gorevde kalmamaları halinde sicil raporları sonradan goreve atananlar veya vekilleri tarafından uc aylık bir surenin sonunda derhal doldurulur. Bu uygulama sonunda da memura o yıl icin sicil raporu verme imkanı bulunmazsa sicil raporu, duzenleme doneminde uc aydan az olmamak uzere memurla en fazla calışan sicil amiri tarafından doldurulur.
Sicil amirinin yanında calışırken alınan mazeret izinleri ile yıllık izinler ve doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık izinleri, hizmetici eğitimde gecen sureler, sicil raporu duzenlenmesi icin gereken 6 aylık sureye dahildir. Şu kadar ki amirin yanında 3 ay fiilen calışmış olmak şarttır. Hizmetici eğitimin veya hastalığın sicil raporu doldurmak icin gerekli surenin gecmesine imkan vermeyecek kadar uzun surmesi ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının bulunmaması halinde, bir defaya mahsus olmak uzere geriye doğru en cok uc yılın sicil notlarının ortalaması esas alınır.
Bu madde cercevesinde 1.7.1989 ile 1990 tarihleri arasındaki bir sicil donemi icerisinde altı ay ucretsiz izin olmak uzere toplam 347 gun sağlık raporu ve izin kullanılması nedeniyle sicil donemi icerisinde amirinin yanında fiilen uc ay calışma koşulunu yerine getirmeyen davacının sicilinin, yukarıda anılan yonetmelik hukmu uyarınca geriye doğru en cok ucyılın sicil notlarının ortalaması esas alınarak duzenlenmesi gerekirken, olumsuz sicil duzenlenmesinin iptal edilmesine karar vermiştir.
2- Uzerinde İki Sicil Amiri Bulunan Memurlara Birinci Sicil Amirince Olumlu İkinci Sicil Amirince Olumsuz Sicil Verilmesi Halinde Yapılacak İşlem
Yonetmeliğin 20.maddesinde ;Her derecedeki sicil amirlerinin 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve bu Yonetmelik hukumlerine uygun olarak memurlar hakkında sicil raporlarında yaptıkları değerlendirmeler birbirinden bağımsız ve 16 ncı madde hukumlerine gore etkili ve gecerlidir. Memurların sicil notu sicil amirlerince takdir olunan notların aritmetik ortalamasına gore tesbit edilir. Ancak birinci ve ikinci sicil amirlerince yapılan değerlendirmelerin memurun sicilinin olumlu veya olumsuz olmasına tesir etmesi veya ortalama sicil notu aralarında 10 veya daha fazla fark olması halinde varsa ucuncu sicil amirinin kanaatına muracaat edilir ve ucuncu sicil amirinin değerlendirmesinin esas alınacağı hukum altına alınmıştır.
Buna gore ikinci sicil amirinin vermiş olduğu sicil değerlendirmesi gecerlidir. Şayet ikinci sicil amirinin değerlendirmesi şahsi kin ve garez taşımaktaysa bu takdirde birinci sicil amirinin değerlendirmesi dikkate alınmalıdır. Şayet birinci amirin değerlendirmesi de memur lehine doldurulmuşsa memurun son 3 yıla ait sicil raporlarının; hakkında daha az sayıda sicil raporu doldurulmuş olanların mevcut sicil raporlarının ortalamasına gore işlem yapılır.
3- Memuriyette İken Ucretsiz İzin Kullanan Veya İstifa vb. sebeplerle Memuriyetten Ayrıldıktan Sonra Tekrar Memuriyete Donen Personelin 657 Sayılı Kanunun 64.Maddesi Gereğince 6 Yıllık Sicil Notu Değerlendirmelerinin Sicil Alınmayan Yıllar Bakımından Nasıl Yapılacağı.
657 Sayılı Kanunun 64.maddesinde; Devlet memurlarından 6 yıllık sicil notu ortalaması 90 ve daha yukarı olanların aylık derecelerinin yukseltilmesinde dikkate alınmak uzere bir kademe ilerlemesinin uygulanacağı hukum altına alınmıştır.
Bu hukme gore, birbirini takip eden şartı getirilmeksizin son altı yıllık sicil notu ortalamasının 90 ve daha yukarı olması ongorulmuş olup, muvazzaf askerlik hizmetinden dolayı silah altına alınma ve istifa nedenleriyle sicil raporları duzenlenmeyen yılların bulunması halinde, sicil raporunun duzenlenmediği yıldan onceki ve sonraki yıllarda duzenlenmiş bulunan 6 yıllık sicil raporlarının değerlendirmeye alınması gerekmektedir.
4- Uc Yıl Ust Uste Aynı Sicil Amirinin Yanında Olumsuz Sicil Alan Memurların Durumu
Devlet memurları Sicil Yonetmeliğinin 24.maddesinde; iki defa ust uste olumsuz sicil alan memurların başka bir sicil amirinin emrine atanacakları, burada da olumsuz sicil almaları halinde memuriyetle ilişkilerinin kesileceği ve haklarında T.C. Emekli Sandığı Kanunu hukumlerinin uygulanacağı belirtilmiştir.
Buna gore iki defa ust uste olumsuz sicil alan memurların oncelikle başka bir sicil amirinin emrine atanması gerekmektedir. Şayet bu işlem yapılmadan tekrar bir olumsuz sicil daha verilerek memuriyetle ilişkisinin kesilmesi mumkun değildir. Mutlak surette başka bir sicil amirinin emrine atanması gerekmektedir.
Şayet başka bir sicil amiri yoksa bu durumda da nakil yoluyla başka bir kuruma atanması gerekmektedir. Bu durum genellikle Belediyelerde yaşanmaktadır. Yani Belediye Başkanı ust uste iki defa bir memura olumsuz sicil vermişse bir daha olumsuz sicil vererek memuryetle ilişiğinin kesilmesini sağlayamaz. Bu durumda yapılması gereken işlem başka bir kuruma 657 sayılı Kanunun 74.maddesi gereğince naklinin yapılmasıdır. Devlet Personel Başkanlığının goruşu de bu yondedir.
5-Sicil raporlarının doldurulmasına ilişkin tereddutler
Bilindiği uzere, Devlet Memurları Sicil Yonetmeliğinin 13 uncu maddesi ?Haklarında sicil raporu duzenlenecek memurların, değerlendirilmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında en az altı ay calışmış olmaları şarttır.
Uc sicil amiri bulunan memurlar hakkında sicil verecek amirlerden bir veya ikisinin bulunmaması halinde mevcut amirlerin raporuna itibar edilir.
İki sicil amiri bulunan memurlar hakkında da yukarıdaki fıkrada belirtilen durumda birinci veya ikinci sicil amirinin dolduracağı sicil raporu o yıl icin gecerli sayılır.
Bir sicil amiri bulunan memurlar hakkında o sicil amirinin değerlendirmesine gore işlem yapılır.
Sicil amirlerinin hicbirinin bulunmaması veya sicil verecek sure gorevde kalmamaları halinde sicil raporları sonradan goreve atananlar veya vekilleri tarafından uc aylık bir surenin sonunda derhal doldurulur. Bu uygulama sonunda da memura o yıl icin sicil raporu verme imkanı bulunmazsa sicil raporu, duzenleme doneminde uc aydan az olmamak uzere memurla en fazla calışan sicil amiri tarafından doldurulur.
Sicil amirinin yanında calışırken alınan mazeret izinleri ile yıllık izinler ve doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık izinleri, hizmet ici eğitimde gecen sureler, sicil raporu duzenlenmesi icin gereken 6 aylık sureye dahildir. Şu kadar ki amirin yanında 3 ay fiilen calışmış olmak şarttır. Hizmetici eğitimin veya hastalığın sicil raporu doldurmak icin gerekli surenin gecmesine imkan vermeyecek kadar uzun surmesi ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının bulunmaması halinde bir defaya mahsus olmak uzere geriye doğru en cok uc yılın sicil notlarının ortalaması esas alınır.? hukumlerini amirdir.

Diğer taraftan aynı Yonetmeliğin 14 ncu maddenin 2 nci fıkrasında ?Sicil raporlarının doldurma zamanı gelmeden ve yeni sicil amirine sicil raporu doldurmak icin yeterli sure kalmadan gorevlerinden ayrılan sicil amirleri en az 6 ay beraber calıştıkları memurların sicil raporlarının kendilerine ait bolumu, gorevlerinden ayrılmadan once doldurarak sicil raporlarını saklamakla gorevli makamlara teslim ederler.? hukmune yer verilmiştir.
Bu hukumlerden, haklarında sicil raporu doldurulabilmesi icin memurların değerlendirmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında en az altı ay calışmaları, amirlerin veya memurların altı aydan daha az bir sure gorev yapmış olmaları halinde 3 aydan az olmamak uzere memurların en son calıştıkları amir, yoksa yine uc aydan az olmamak uzere yıl icinde en cok calıştıkları amir tarafından sicil raporlarının doldurulması ve gorevden ayrılan sicil amirlerinin 6 ay beraber calıştıkları memurlara ait sicil raporlarının ayrılmadan once doldurmaları gerektiği anlaşılmaktadır
Mezkur Yonetmeliğin 20 inci maddesinin birinci fıkrasında da ?Her derecedeki sicil amirlerinin 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve bu Yonetmelik hukumlerine uygun olarak memurlar hakkında sicil raporlarında yaptıkları değerlendirmeler birbirinden bağımsız ve 16 ncı madde hukumlerine gore etkili ve Gecerlidir. Memurların sicil notu sicil amirlerince takdir olunan notların aritmetik ortalamasına gore tesbit edilir. Ancak birinci ve ikinci sicil amirlerince yapılan değerlendirmelerin memurun sicilinin olumlu veya olumsuz olmasına tesir etmesi veya ortalama sicil notu aralarında 10 veya daha fazla fark olması halinde varsa ucuncu sicil amirinin kanaatına muracaat edilir ve ucuncu sicil amirinin değerlendirmesi esas alınır.? hukmu bulunmakta olup, bu hukme gore ucuncu sicil amirinin kanaatına muracaat edilerek onun değerlendirmesinin esas alınabilmesi icin birinci ve ikinci sicil amirlerince yapılan değerlendirmelerin memurun sicilini olumlu veya olumsuz etkilemesi veya ortalama sicil notu aralarında 10 veya daha fazla fark olması hallerinin gercekleşmesi gerekmektedir.
Buna gore;
1- Birinci sicil amirinin olumsuz sicil vermesi ve ikinci sicil amirine gizli sicil raporu doldurtulamaması durumunda 13 uncu maddenin 2 nci fıkrası uyarınca ucuncu sicil amirince de sicil raporunun doldurulacağı ve adı gecen Yonetmeliğin 20 inci maddesinde belirtilen durumların gercekleşmesi halinde ucuncu sicil amirinin yapacağı değerlendirmenin esas alınması gerekmektedir.
2- Başka kurumlardan naklen atanan personelin gizli sicil raporlarının ?sicil amirinin gorevinden ayrılması nedeniyle gonderilmesine imkan olmadığı durumlarda eksik olan gizli sicil raporları ile ilgili olarak ilgililer hakkında sonradan bir şekilde sicil doldurulabilmesine imkan sağlayan bir duzenlemenin bulunmamaktadır. Ancak, 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 37 ile 64 uncu maddelerinin hukumleri ilgililer hakkında uygulanırken sicil notu bulunmayan yıl veya yıllar sicil notların tespitinin 16.8.1995 tarih ve 22376 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 139 Seri No'lu Devlet Memurları Kanunu Genel Tebliği hukumlerine gore yapılması gerekmektedir.
Yani, 1979 yılından itibaren sicil raporları değerlendirmeye alındığında, gorevde bulunmasına rağmen her altı yıllık dilimdeki en fazla uc yılın sicil raporunun herhangi bir sebeple tanzim edilmediği veya tanzim edilmesine rağmenidarece kaybedildiğinin tespit edilmesi halinde sicil raporunun olamdığı yıl veya yıllar sicil notu olarak; 6 yıllık dilimdeki diğer yıllara ait sicil notları ortalamasının dikkate alınması 1979 yılından itibaren hicbir yılda sicil raporu tanzim edilmeyenler hakkında ise 37 ve 64.madde hukumleri uygulanamaz.
Orneğin, fiilen gorevde bulunan bir personelin 1980 yılı sicil raporunun tanzim edilmediği, 1984 yılı sicil raporunun da kayboduğu tutanakla tespit edilmiştir. İlgilinin 1979, 1981, 1982, 1983 yıllarına ait sicil notlarının sırasıyla, 80, 87, 90, 95 olması halinde; mevcut yıllar sicil notlarının ortalaması((80+87+90+95):4=88 ) alınarak gerek 1980 gerekse 1984 yılları sicil notunun 88 olarak değerlendirilmeye alınması gerekmektedir.

6- 657 sayılı Kanunun 36 ncı maddesinin (A) bendinin 12/d fıkrası hukmu uyarınca yapılan intibak işlemi esnasında olumsuz sicil ve kademe ilerlemesinin durdurulması disiplin cezasının dikkate alınıp alınamayacağı hususu.
Devlet memurunun 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 36 ncı maddesinin (A) bendinin 12/d fıkrası hukmu uyarınca yapılan intibak işlemi esnasında olumsuz sicil ve kademe ilerlemesinin durdurulması disiplin cezasının emsalinin hizmetinden cıkarılılıp cıkarılamayacağı aşağıda acıklamak gerekirse.
Bilindiği uzere, 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 36 ncı maddesinin "Ortak Hukumler" Bolumunun (A) bendi 12/d fıkrasında "Memuriyette iken veya memuriyetten ayrılarak (87 nci maddeye tabi kurumlarda calışanlar dahil) ust oğrenimi bitirenler, aynı ust oğrenimi tahsile ara vermeden başlayan ve normal suresi icinde bitirdikten sonra memuriyete giren emsallerinin ulaştıkları derece ve kademeyi aşmamak kaydıyla, bitirdikleri ust oğrenimin giriş derece ve kademesine memuriyette gecirdikleri başarıl hizmet surelerinin tamam her yıl bir kademe her uc yıl bir derece hesabıyla ilave edilmek suretiyle bulunacak derece ve kademeye yukseltilirler." hukmu yer almaktadır. Mezkur hukumde yer alan "memuriyette gecirdikleri başarılı hizmet surelerinin tamamı" ifadesi Devlet memuruna ilişkin olup olumsuz sicil alınan yıllar ile disiplin cezalarına dayalı kademe ilerlemesi yapılmayan yılların ilgilinin hizmetinden cıkarılması gerekmektedir. Ancak emsal hesabında ilgili olmayanlar bakımından ise bu surelerin duşulmesi mumkun bulunmamaktadır. Ayrıca, intibak işleminin uygulanmasın gostermek uzere 45,85,95, 113 ve 142 seri no'lu Devlet Memurları Kanunu Genel Tebliğleri yayınlanmış bulunmaktadır.
Bu itibarla, memuriyete başlayan ve daha sonra bir ust oğrenimi bitiren ilgilinin intibakı aynı ust oğrenime tahsile ara vermeden başlayan ve normal suresi icinde bitirdikten sonra memuriyete giren emsallerinin ulaştıkları derece ve kademeyi aşmamak kaydıyla, memuriyette gecirdikleri ve mevzuat gereğince memuriyette gecmiş sayılarak değerlendirilen hizmetlerinden olumsuz sicil ve kademe ilerlemesinin durdurulması cezası duşuldukten sonra kalan başarılı hizmet surelerinin tamamının her yıl bir kademe her uc yıl bir derece hesabıyla ilave edilmek suretiyle bulunacak derece ve kademeye yukseltilmeleri gerektiği ve intibak sonucunda belirlenen aylık derece ve kademesinin, mevcut muktesep hak aylık derece ve kademesinden aşağı olması halinde ilgilinin bulunduğu kazanılmış hak aylık derece kademesinin esas alınması gerekmektedir.
7- Oğrenim nedeniyle yapılacak intibak işlemi ile askerlik hizmeti nedeniyle sicil notunun verilememesi durumuna yapılacak işlem.
657 sayılı Devlet Memurları Kanununun Ortak Hukumler bolumunun (A) fıkrasında, lise dengi mesleki veya teknik oğrenimi bitirenler icin memuriyete giriş derece ve kademesi 12 nci derecenin 2 nci kademesi olarak belirlenmiştir. Aynı maddenin 6 ncı bendinin (b) alt bendinde ise ?Ortaokul ve dengi, lise ve dengi okulların, normal oğrenim suresinden fazla olması halinde, başarılı her oğrenim yılı icin bir kademe ilerlemesi uygulanır. Bunlardan teknik oğretim okulları mezunlarına, meslekleri ile ilgili gorevlerde calışmaları halinde ayrıca bir kademe ilerlemesi daha verilir.?hukmu yer almaktadır.
Bu itibarla, oğrenim suresi (4) yıl olan lise dengi teknik oğrenimi bitirip Teknik Hizmetler Sınıfında meslekleri ile ilgili gorevlerde calışanların 11 inci derecinin 1 inci kademesinden goreve başlatılmaları gerekmektedir.
Sağlık Meslek Liseleri ise, lise dengi mesleki oğretim kurumları olup, teknik oğretim okulu olarak nitelendirilmemektedir
Sonuc olarak; Sağlık Meslek Lisesi mezunu olan bir memurun 12 nci derecenin 2 nci kademesinden, oğrenim suresinin normal oğrenim suresinden 1 yıl fazla olması sebebiyle de 12 nci derecenin 3 uncu kademesinden goreve başlatılması gerekmektedir.
Diğer taraftan, 657 sayılı Kanunun ?Sicil Yonetmeliği? başlıklı 121 inci maddesinde ?Devlet Memurunun mesleki ehliyetinin tespiti amacı ile sicilinde bulunacak bilgiler , ayrılış sicilinin verileceği haller, sicil raporlarının şekli, taşıyacağı sorular, duzenleme zamanı, uygulanacak not usulu ve bunların derecelendirilmesi, muhafaza ile gorevli makamlara dair esaslar ile itiraz ve bunu inceleyecek merciler; Vali ve Kaymakamların hangi memurların birinci, ikinci ve ucuncu sicil amirleri olduğu, hangi memurlar hakkında da ek sicil raporu verecekleri ve diğer hususlar genel yonetmelikle duzenlenir.? hukmu yer almaktadır.
Devlet Memurları Sicil Yonetmeliğinin 13 uncu maddesinin altınca fıkrasında ise ?Sicil amirinin yanında calışırken alınan mazeret izinleri ile yıllık izinler ve doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık izinleri, hizmet ici eğitimde gecen sureler, sicil raporu duzenlenmesi icin gereken 6 aylık sureye dahildir. Şu kadar ki amirin yanında 3 ay fiilen calışmış olmak şarttır. Hizmet ici eğitimin veya hastalığın sicil raporu doldurmak icin gerekli surenin gecmesine imkan vermeyecek kadar uzun surmesi ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının bulunmaması halinde, bir defaya mahsus olmak uzere geriye doğru en cok uc yılın sicil notlarının ortalaması esas alınır.? hukmune yer verilmiştir.
Bu hukumler cercevesinde, herhangi bir yılın sicil notunun memurun askerde olması nedeniyle dolrulamaması halinde geriye doğru son uc yılın sicil notlarının ortalamasının esas alınarak verilmesi gerekmektedir.