T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Personel Genel Mudurluğu
SAYI :B100PER0110010/ 30526*09032007 ...... /2007
KONU : Sicil Raporları
GENELGE 2007/15
657 Devlet Memurları Kanunu'nun 112. maddesi uyarınca 08.09.1986 tarihli ve 86/10985 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile yururluğe konulan Devlet Memurları Sicil Yonetmeliğinin 11. maddesine dayanılarak cıkartılan Bakanlığımız Sicil Amirleri Yonetmeliği 10.12.2005 tarihli ve 26019 sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yururluğe girmiştir.
Soz konusu Yonetmelikte sadece sicil amirleri cetveli belirlendiğinden bu Yonetmelikte hukum bulunmayan hallerde Devlet Memurları Sicil Yonetmeliği hukumlerinin esas alınması gerekmektedir. Uygulamaya yon verilmesi sicil raporlarının duzenlenmesi sırasında karşılaşılabilecek tereddutlerin giderilmesi ve 29.12.2006 tarih ve 25504 sayılı Makam Onayı gereği taşrada gorev yapan Bakanlığımız personeline ait sicil raporlarının 2007 yılı icerisinde İl Sağlık Mudurluklerine devredilmesiyle ilgili aşağıdaki acıklamaların yapılması gerekli gorulmuştur.
A-Gizli Sicil Raporlarının Doldurulmasına dair Usul ve Esaslar;
1- Devlet Memurları Sicil Yonetmeliği'nin 13.-maddesi hukmune gore, haklarında sicil raporu duzenlenecek memurların değerlendirmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında en az altı ay calışmaları şarttır. Sicil Amirinin yanında calışırken alınan, mazeret izinleri, yıllık izinler, doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık izinleri, hizmet ici eğitimde gecen sureler, sicil raporu duzenlenmesi icin gereken 6 aylık sureye dahildir. Bu durumlarda sicil raporu doldurulabilmesi icin personelin en az 3 ay fiilen calışması gerekmektedir.
Hakkında sicil raporu duzenlenecek memurun aynı sureyle farklı sicil amirlerinin yanında calışması durumunda sicil raporu son calıştığı sicil amiri tarafından, farklı surelerle calıştığında ise 3 aydan aşağı olmamak uzere en cok calıştığı sicil amiri tarafından doldurulacaktır.

Yıl icinde 6 ay ve daha fazla gorev yaptıktan sonra başka bir sicil amirinin mahiyetinde calışan personelin sicil raporları doldurulmadan ayrılışı yapılmayacaktır. (Devlet Memurları Sicil Yonetmeliğinin 14. maddesi, 2. fıkrası). Personele ait sicil notunun CKYS/İKYS sitemine girişi ise personele ait sicil raporu hangi ilde doldurulmuşsa o İl Sağlık Mudurluğu tarafından yapılacaktır.
Atama Nakil Yonetmeliğinde bulunan değişik atama şekilleriyle bir İlden diğer İle nakli gercekleşen personele ait Sicil Raporları, ayrılışın gercekleşeceği İlden, goreve başlaması gereken İle gonderilecek ve Sicil Raporunun muhafazası, ilgilinin atanmış olduğu ilde gercekleşecektir. Kadrosunun bulunduğu birimden farklı bir birimde gorevlendirilen personelin sicil amirleri calıştığı yerdeki personel icin belirlenen sicil amiridir.
Taşra Teşkilatımızda değişik sınıf ve unvanlarda calışan personele ait gecmiş yıllara ait sicil raporları 29.12.2006 tarih ve 25504 sayılı Makam Onayı gereği ilgili İl Sağlık Mudurluklerine 2007 yılı icerisinde gonderilecek olup, dosyaların devri sırasında bir İlden diğer İle naklen atanan personele ait sicil raporunun, ayrılış yaptığı İle gitmesi durumunda, ilgiliye ait sicil raporu iller arasında yapılacak yazışmalarla personelin naklen atandığı İle gonderilecektir. Devredilen sicil raporlarının tasnifi duzenlenmesi ve muhafazasına ilişkin duzenlemeler yetkili birim amirleri tarafından koordine edilerek iş ve işlemlerin Devlet Memurları Sicil Yonetmeliğine uygun olarak yurutulmesi sağlanacak ve yıllar itibariyle eksik olan sicil raporlarının yazışmaları ilgili İller arasında yapılarak noksanlıklar giderilecektir.
2- Devlet Memurları Sicil Yonetmeliğinin 16. maddesinin 2. fıkrası gereğince ; Sicil notları; her sicil amirinin, personel hakkında verdiği puanların alt alta toplanıp, soru sayısına bolunmesi suretiyle ortalama puanın bulunması şeklinde hesaplanmalı ve ilgili bolume yazılmalı, bu yontemle sonucun kusurlu cıkması halinde, kusurat ne kadar olursa olsun tam sayıya tamamlanmalıdır. Orneğin; 87.001'in nihai sonucu 88'dir.
3- Devlet Memurları Sicil Yonetmeliğinin 20. maddesi gereğince ; Bir ve ikinci sicil amirlerinin puanları arasında 10 ve daha fazla fark olması (sicil amirleri tarafından olumsuz takdir edilen sicil raporları dahil) veya celişki olması (olumlu-olumsuz) halinde mutlaka 3. sicil amirinin goruşu alınmalı ve bu işlemin yasal suresi icinde yapılmasına ozen gosterilmelidir. Bazı kurumlarda sicil amirlerinden bazılarının bulunmaması durumlarında; orneğin, 1. sicil amiri bulunmayan bir yerde 1. sicil amiri yerine 2. sicil amiri, 2. sicil amirinin yerine ise 3. sicil amirinin goruşunun alınması gerekmektedir. Ayrıca bir sicil amiri birden fazla bolumu doldurmamalıdır.

4- "Sicil amirlerinin duşuncesi" bolumu mutlaka doldurulmalı, ayrıca bu bolume ilgili personelin bir ust goreve atanmada yeterli olup olmadıkları da belirtilmelidir.
5- Sicil raporlarına personelin kimlik bilgileri ile gorev yeri (calıştığı İl ve birim adı) doğru ve tam olarak yazılmalıdır. Orneğin; bayan personelin evlilik ve kızlık soyadları yazılmalı, sicil numaraları doğru yazılmalı, unvan, doğum tarihi, baba adı ve iki ismi olanların iki ismi de belirtilmelidir.
6- Sicil amirleri tarafından olumsuz takdir edilen sicil raporları titizlikle kontrol edilmeli, mevzuata uygun duzenlendiğine emin olunduktan sonra, yasal sure icerisinde Bakanlığa intikal ettirilmelidir.
Devlet Memurları Sicil Yonetmeliğinin 20. maddesinin 3. fıkrası gereğince; Hicbir olumsuzluğu olmayan ve belgeye dayandırılmayan durumlarda personel hakkında olumsuz sicilin doldurulmamasına dikkat edilmeli ve aksine davranan sicil amirleri hakkında gerekli işlemler yapılmalıdır.
7- Bir yıl sureyle adaylığa tabi tutulan memurların adaylık suresini doldurdukları tarih, yılın birinci altı ayına tekabul ediyorsa personel icin o yıla ait ikinci bir sicil raporu doldurulmalı, yılın ikinci yarısında, yani 01 Temmuz ve daha sonraki bir tarihte adaylık suresini dolduran personel icin, o yılın sicil raporu adaylık sicil raporu olmalı, ikinci bir sicil raporu duzenlenmemelidir. Orneğin; personel 01.03.2004 tarihinde goreve başladıysa asalet sicil raporu 01.03.2005 tarihinde doldurulacak, ayrıca yıl sonunda 2005 yılı sicil raporu doldurulacaktır. Personel 01.09.2004 tarihinde goreve başladıysa asalet sicil raporu 01.09.2005 tarihinde doldurulacak ve 2005 yılı sicil raporu doldurulmayacaktır.

İki yıl sureyle adaylığa tabi tutulan memurlar hakkında; goreve başladıkları tarih itibariyle birinci yılın dolduğu tarihte mutlaka bir sicil raporu duzenlenmeli, ikinci yılın sonunda da adaylığının kaldırılması icin teklif yazısı ile ikinci sicil raporu gonderilmelidir. İkinci yıldan sonra duzenlenecek sicil raporlarında ise ikinci yılın bitiş tarihine gore birinci paragrafta anlatılan işlem uygulanmalıdır.
8- Sicil raporlarına yapıştırılan fotoğraflar resmi belgelere yapışacak nitelikte olmalı, duşmeyecek şekilde mutlaka yapıştırılması sağlanmalıdır.
9- 1998 yılından itibaren gonderilen sicil raporları 10 sorulu olacak şekilde doldurulmalı ayrıca puanlar duzgun, okunaklı yazılmalı puanlar ustunde oynama yapılmamış olmalı, hata yapıldığı takdirde sicil amirinin parafı atılmalı ve kaşesi basılmalıdır.
10- Askerlik, aylıksız izin, emeklilik, gorevden cekilmiş sayılma vb. nedenlerle gorevlerinden ayrılanların o yıl icindeki hizmet surelerinin 6 ay veya daha fazla olması durumunda o yıla ait sicil raporları duzenlenecek, o yıla ait hizmetin 6 aydan az olması durumunda sicil raporları duzenlenmeyecektir.
11- Yoneticilik ehliyeti olan memurların (Vekiller dahil) sicil raporlarının 18 soru uzerinden doldurulması sağlanmalıdır.
B-İki Defa Ust Uste Olumsuz Sicil Alanlar Hakkında Yapılacak İşlemler
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun değişik 120. maddesinde; iki defa olumsuz sicil alan memurların başka bir sicil amiri emrine atanacakları burada da olumsuz sicil almaları halinde memuriyetle ilişkilerinin kesilerek haklarında T.C. Emekli Sandığı Kanununun emeklilikle ilgili hukumlerinin uygulanacağı ifade edilmiştir. Aynı veya ayrı sicil amirlerinin yanında calışırken iki defa ust uste olumsuz sicil alan personel başka bir sicil amirinin yanına atanacak, bu sicil amirinin yanında da olumsuz sicil alması halinde ise yukarıdaki mevzuat hukumleri doğrultusunda işlem yapılacaktır.
C- Memurların Olumsuz Tavır ve Davranışlarının Belgelendirilmesi;
Olumsuz sicil alan memurların sicil raporlarına karşı atamaya yetkili amirlere itirazları veya idaremiz aleyhine idare mahkemelerine dava acmaları durumunda; olumsuz kanaat beyanına sebep olan hususlar hakkında, itirazın yerinde olup, olmadığının objektif olarak değerlendirilebilmesi veya idare mahkemelerine karşı yapılacak savunmalara dayanak teşkil etmesi bakımından; sicil amirlerince, memurun olumsuzluğuna teşkil eden hususların belgelendirilmesi yerinde olacaktır. Sicil donemi icinde memurun olumsuz tavır ve davranışlarını duzeltmesi yonunde yapılan sozlu tavsiye ve uyarılara rağmen olumsuz tavır ve davranışlarının devamı halinde yazılı uyarıda bulunulması ve bu konudaki yazılı bilgi ve belgelerin muhafazası yonunde gerekli tedbirlerin alınması gerekmektedir.
Yukarda belirtilen hususlarla alakalı olarak gerekli dikkat ve ozverinin gosterilmesi icin yetkili birim Amirlerinin gerekli koordineyi ve duzenlemeyi yapıp iş ve işlemlerin Devlet Memurları Sicil Yonetmeliği hukumleri ile Bakanlığımız Sicil Amirleri Yonetmeliği cercevesinde yurutulmesini sağlamasını onemle rica ederim.